Perguntas Frequentes

COMO RECEBER MANUALMENTE UMA COBRANÇA?

Esse procedimento é usado quando é necessário receber o boleto do cliente de forma manual.

1. Entre no “Menu Financeiro do Cliente”:

 2. Selecione o composto para visualizar os detalhes da cobrança:

3. Selecione as cobranças que você deseja receber:

4.  Após selecionar, o sistema vai te alertar que você selecionou 1 cobrança e te oferece duas funções (Receber/AddDesconto), quando você deseja receber uma quantia no seu caixa selecione “Receber”:

5. Ao clicar em receber, o sistema vai abrir a pagina para recebimento:

6. No campo destacado, se caso você possuir permissões você pode alterar o valor recebido, lembrando que se for um valor a menos o sistema não vai quitar a fatura, o status vai ficar com baixado parcial, logo após selecione o CAIXA você deseja realizar o recebimento:

7. Após realizar todas as conferencias, clique em “Receber”:

8. Caso deseje imprimir o recibo, clique em “Imprimir Recibo”:

Você pode selecionar o tipo de impressora e clicar na impressora:

Após o recebimento o sistema o status do boleto vai mudar para Pago

COMO ADICIONAR O DESCONTO PROMOCIONAL EM BOLETOS AVULSOS?

Para adicionar um desconto promocional a um boleto avulso, você deve seguir os seguintes passos:

-> Primeiro você cria o boleto em (Menu Cliente > Financeiro > Cobranças) e em seguida clicar em Ações:

-> Clique em “Add Desc. Promo”

-> Digite o “Valor do Desconto” e escolha o ‘Tipo de Regra’

  • Escolha o  Tipo de Regra como Dias corridos

Ao escolher a regra de dias corridos e selecionar (0) dias a descrição do desconto no boleto será:

Desconto de (Valor Escolhido) para pagamento até o dia (Vencimento do Boleto)

-> No valor da cobrança, ele não mostrará o desconto, você só conseguira ver ele na descrição quando imprimir o boleto ou quando receber o mesmo.

 

 

COMO VINCULAR UM CONTRATO A UM SERVIÇO?

Para vincular um Contrato a um serviço, você deve seguir os seguintes passos:

Quando você vincula um contrato a um serviço, toda venda do mesmo já ira com esse contrato vinculado

-> Você deve ir em Configurações > Geral > Serviços/Planos

-> Escolha o plano desejado e clique em “Ações”

-> Clique em “Editar”

-> Escolha a aba “Contratos”, clique em “SIM” na opção de emite contrato

-> Clique em “Adicionar”

-> Escolha o “Contrato” e a “Validade” do mesmo

-> Clique em “Salvar Edição”

COMO REALIZAR O DESBLOQUEIO EM CONFIANÇA?

Quando o cliente estiver com o Status Suspenso por Débito, você pode Desbloquear o Cliente em Confiança, para realizar esse processo clique nos “três pontinhos”:

E clique na opção Desbloqueio em Confiança. Lembrando que essa função só aparece para planos com status suspenso por debito/ Suspenso parcialmente

Selecionar a data e o motivo e clicar em “Salvar”: Lembrando: Que a data e a Observação é obrigatória para liberação do cliente

 

COMO IMPRIMIR CARNÊS EM MASSA ?

-> Clique em “Menu Financeiro” e selecione a opção “Imprimir Carnês

-> Clique em “Nova Impressão”:

-> Escolha com qual Layout o Carnê será impresso: ( Com Capa / Sem Capa)

-> Se necessário, você poderá escolher qual foi a Data de Emissão dos Carnês:

-> Você poderá imprimir por lotes, utilizando o limite: Por exemplo de 30 em 30 .  Como a impressão pode levar muito tempo para salvar você poderá salvar.
Fazendo em lotes será  mais rápido e o usuário poderá ir liberando aos poucos.

-> Ao Habilitar essa chave, só iram ser carregados os carnês que não foram impressos através da função  Impressão de Carnês:

-> Ao Habilitar essa chave, só serão carregados os carnês que foram gerado pelo Faturamento:

-> Escolha os filtros a baixo como a Forma de Cobrança, Cidades, e o Status do Serviço do Cliente.

 -> Após marcar e selecionar os filtros corretos, clique em “Carregar”

-> Após carregar, será abertura uma nova guia. Confirme os dados e quando deseja gerar o arquivo de impressão e clique “Salvar e gerar impressão”:

-> Devido o procedimento gerar um arquivo maior, ele poderá demorar para processar. Aguarde até que ele carregue:

-> Após salvar a impressão ela será mostrar nessa lista, clique em “Ações”:

-> Clique em “VER PDF”:

-> Será aberto em uma nova guia todos os carnês gerado pela “Impressão de Carnês”:

COMO REALIZAR O BLOQUEIO TEMPORÁRIO DE UM CLIENTE?

Quando o cliente quiser fazer a suspensão do plano por um tempo, basta fazer o seguinte procedimento:

  1. Selecione o “Outras Opções”:

2. Selecione a opção “Suspender”:

3. Escolha o Status “Suspenso a Pedido do Cliente”:

4. Clique em “Salvar”:

5. Após recarregar o site, o plano não vai aparecer selecione os filtros:

6. Selecione o filtros “Suspenso a Pedido do Cliente” e clique de fora para carregar:

7. Clique em “Tarefas Agendadas” :

8. Clique em adicionar:

9. Selecione a Tarefa “Alterar Status do Serviço do Cliente”:

10. Cliente no Status “Habilitado”:

11. Selecione a data e descreva a Observação do motivo da suspensão do serviço do cliente como no exemplo citado abaixo e clique em “Salvar”:

Após agendar a tarefa o sistema vai habilitar o cliente no dia agendado e ficará registrado essa movimentação.

 

COMO ATRIBUIR UM IP FIXO PARA O CLIENTE ?

Para atribuir um IP FIXO a um cliente, sendo que toda vez que ele conectar, ele vai pegar o mesmo IP, basta fazer o seguinte processo:

-> Clique nos “três pontinhos”

-> Clique em Editar:

-> Vá na parte de “Autenticação”, desça a barra

-> Em “Endereço IPv4”, clique em editar(“lápis”)

-> Irá abrir esta página, basta escolher a Pasta e a Subrede

-> Clicando na opção de Procurar próximo disponível(simbolo verde de atualizar), o sistema automaticamente ira procurar dentro da subrede um IP disponivel

-> Apos o IP e o Comprimento preencher, clique em salvar

-> Você ira saber que o cliente possui IPv4 quando sair o “Ex” da frente.

COMO CONFIGURAR A ROTINA DE HABILITAÇÃO/SUSPENSÃO ?

1º Passo: Você deve configurar as datas de suspensão para as mesmas ocorrerem nas datas corretas.

-> Vá em “Configuração” > “Forma de Cobrança”

-> Vá na sua forma de cobrança e clique em “Ações” > “Editar”.          -Caso você tenha mais de uma forma de cobrança, faça o mesmo processo nas outras.

-> Marque quais suspensões sua empresa vai realizar, seja Suspensão Total ou Suspensão Parcial; configure o “Valor Minimo em Aberto para Suspender”; configure os Dias para as suspensões e clique em Salvar.

 

2º Passo: Você deve configurar as rotinas de Habitação/Suspensão dos planos

-> Vá em “Configuração” > “Rotinas”

-> Para adicionar uma nova rotina, clique em “Adicionar”

-> 1º caso: Escreva a “Descrição”, escolha a “Tarefa” da rotina e preencha Mês, Dia, Dia da Semana, Hora e Minutos da suspensão.       -Caso você coloque todos os dias da semana, como no exemplo abaixo, ira rodar a rotina todo dia no horario escolhido, “segunda a segunda”.

-> 2º caso: Escreva a “Descrição”, escolha a “Tarefa” da rotina e preencha Mês, Dia, Dia da Semana, Hora e Minutos da suspensão.       -Neste caso abaixo é caso você não bloqueie alguns dias, exemplo ‘Fim de Semana’, ai você deve criar uma rotina de habilitação/suspensão para cada dia da semana.

Exemplo Suspensão sem fim de semana:

COMO REALIZAR UMA ALTERAÇÃO MASSIVA DE PLANOS?

A alteração massiva de planos seria você migrar todos os clientes que possuem um plano para outro plano, para realizar esta alteração massiva, basta seguir os seguintes passos:

-> Primeiramente você deve puxar um relatório de todos os clientes que possuem o determinado plano:

-> Selecione os filtros que deseja

Exemplo de um relatório de todos os clientes habilitados do plano ’20MB-TESTE1′

->Escolha para quais clientes você deseja alterar, caso seja todos os clientes, escolha a primeira ‘caixa’, que ira preencher todas automaticamente, clique em ‘Ações’

-> Escolha a opção ‘Alterar Serviço’

-> Escolha para qual plano sera alterado, caso for alterar o valor para o do serviço alterado, deixe a chave marcada, senão desmarque

->Clique em ‘Salvar’, assim todos os planos dos clientes escolhidos serão alterados de forma massiva para o plano desejado

 

Ao alterar o plano do cliente ficará registrado no Histórico do cliente, na aba Histórico Cadastral com a mensagem:

      – – –   Caso a chave de “Alterar Valor(Serviço Selecionado)” esteja desmarcada

    – – –   Caso a chave de “Alterar Valor(Serviço Selecionado)” esteja marcada

RECEBI MANUAL UM BOLETO ERRADO, O QUE DEVO FAZER?

Quando você receber um boleto errado, basta fazer o seguinte procedimento:

-> Escolha as cobranças que deseja ser estornadas e verifique qual recibo esta relacionado a ela.

->Acessar o cliente através do “Menu Financeiro”, identificar o recebimento que deseja estornar e clicar no Menu Recibos:

->  Identificar o recibo e clicar em “Ações”:

-> Clique em Apagar.

->Nesse caso todas cobranças que foram recebidas através desse recibo serão estornadas: Clique em Apagar

-> Após confirmação de exclusão, clique em  “Cobranças”

-> Veja que a mesma volta a ficar em aberto:

 

 

COMO CRIAR UM NOVO USUÁRIO E LIBERAR PERMISSÕES ?

Os usuários de um provedor são separados por setores onde cada um deles terá permissões particulares ou gerais dependendo de onde e o que ele trabalha. É comum todo   provedor precisar de remover e adicionar permissões para os Usuários, para que eles possam usar o sistema de acordo com sua função na empresa. Para isso serão demostradas aqui 5 funções, que são utilizadas para adicionar um novo usuário e customizar as suas permissões:  

 

  1. Adicionar Usuários
  2. Visualizar Usuários
  3. Editar Usuários
  4. Inativar Usuário
  5. Desconectar Usuário

 

1. Adicionar Usuários

-> Para adicionar um novo Usuário é preciso ir até o Menu “Configurações – Geral”, filtrar por USUÁRIOS e selecionar a opção “Usuário”:

->  Clique em “+” para adicionar um novo usuários:

-> Será aberto essa aba para que seja preenchido as informações iniciais de um novo usuário:

-> Ao preencher as informações como no exemplo mostrado abaixo, desça para a parte inferior do formulário:

->Habilite as chaves de acordo com a função do Usuário:

-> Clique em “Salvar”:

2. Visualizar Usuários

-> Para visualizar os Usuários, vá em Configuração > Geral > Usuário

-> Quando clicar em Usuários, você visualiza-rá por padrão os usuários com  Status ‘Ativos’

-> Caso queira visualizar outros Status (Ativo / Inativo / Todos) basta escolher como na imagem destacada 

 

3. Editar Usuário

Para editar um usuário, você clica em ‘Ações’ > ‘Editar’

-> Quando você clica em Editar, você visualiza-rá Informações, Permissões Gerais, Caixas Financeiros, Locais de Estoque, Cidades e Localização, deixarei explicado a função de cada aba, abaixo:

  1. Informações
  2. Permissões Gerias
  3. Caixas Financeiros
  4. Locais de Estoque
  5. Cidades
  6. Mapeamento
  7. Localização

3.1 Informações

Nesta aba você pode editar o ‘Nome’, o ‘Email’, a ‘Senha’,  o ‘Funcionário’, se o usuário pode aparecer na lista de ‘Vendedor’, na lista de ‘Técnico’ e se ele pode Alterar para um plano inferior’.

3.2 Permissões Gerais

Nesta aba você poderá clonar as permissões gerais de outro cliente que possua as mesma permissões que você deseja adicionar para esse cliente ou editar manualmente dando as permissões necessárias Lembrando que ao clonar as permissões de outro usuário caso você possua alguma permissão que o outro usuário não possua ela será perdida.

-> Para clonar, selecione na lista de qual Usuário você deseja clonar as permissões:

-> Logo após selecionar o Usuário, clique em “Clonar” e em “Salvar”:

-> No primeiro ícone destacado, mostra que todas as informações contidas nessa pasta estão  habilitados.                                                                                                            ->  No segundo ícone destacado, mostra que apenas algumas informações contidas nessa pasta constam habilitadas.                                                                                          ->  Ao clicar no terceiro ícone destacado  você poderá abrir a pasta e marcar as permissões que estão dentro das pastas.

->Caso queira retirar alguma permissão, clique no ‘quadrado’, como mostra na parte destacada:

-> Apos todas as alterações, clique em “Salvar”, lembre-se de salvar as alterações de cada aba.

3.3 Caixas Financeiros

Nesta aba adiciona-se os caixas que seu usuário vai estar utilizando, você tem a opção de “Adicionar”, “Adicionar Todos” e “Remover Todos” os caixas.

  • Para adicionar somente um caixa por vez

-> Clique em “Adicionar”

-> Escolha o caixa que deseja adicionar ao usuário , irá aparecer todos os caixas criados.  ‘CONFIGURAÇÃO > FINANCEIRO > CAIXAS FINANCEIROS’

-> Apos escolher o “Caixa Financeiro”, clique em “Salvar”

-> Assim que o caixa é adicionado, você deve configurar o mesmo, para habilitar as funções para o usuário, habilite a chave e em “Salvar”

Apagar: Ao marcar esta chave, seu usuário poderá apagar uma movimentação financeira que foi realizada;

 * Conciliar: Ao marcar esta chave, seu usuário poderá conciliar uma despesa bloqueada nas suas movimentações financeiras;

 * Editar: Ao marcar esta chave, seu usuário poderá editar uma movimentação  financeira que já foi lançada;

 * Transferir: Ao marcar esta chave, seu usuário poderá transferir suas movimentações financeiras para o caixa que esta com chave habilitada;

Visualizar: Ao marcar esta chave, seu usuário poderá visualizar o caixa, sendo receber, ou visualizar todas as movimentações realizadas;

  • Para adicionar todos os caixas

-> Clique eu “Adicionar Todos”

-> Assim que você clicar, já ira adicionar todos os caixas que estão criados dentro do sistema. ‘CONFIGURAÇÃO > FINANCEIRO > CAIXAS FINANCEIROS’ 

-> Caso queira visualizar todos os caixas que foram adicionados, escolha para exibir mais itens por página e desça a barra de rolagem 

-> Os itens destacados caso forem habilitados, habilitam a chave para todos os caixas, de forma massiva 

-> Caso queira apagar algum caixa do usuário, clique no ‘x’. Lembre-se de apos realizar todas as alterações necessárias na aba, clique em “Salvar”

3.4 Locais de Estoque

Quando o usuário trabalha com a parte de estoque, para ele poder visualizar os locais de estoque ou ate mesmo os itens que possuem nos mesmos, ele precisa de permissão, para adicionar os locais para o usuário, basta escrever o nome do estoque ou ate mesmo adicionar todos que possuem no sistema

-> Para adicionar um local de estoque por vez, clique na parte em branco e comece a digitar o nome do local, enquanto você digita irá te mostrar os locais com aquele nome, para adiciona-lo, clique em cima

-> No ícone destacado na imagem abaixo, você consegue adicionar todos os locais de estoque de uma vez

->Caso você queira remover todos os locais de estoque de uma vez, basta clicar no ícone destacado na imagem abaixo

-> Apos realizar todas as configurações na aba, basta clicar em “Salvar”

3.5 Cidades

Esta aba tem a função de limitar o usuário a uma determinada cidade, quando você escolhe uma cidade para o usuário, ele só consegue visualizar Clientes da mesma.

-> Digite o nome da cidade no campo em branco

-> Enquanto estiver digitando, irá mostrar as cidades, basta escolher a certa

-> Apos realizar as configurações na aba , clique em “Salvar”

3.6 Mapeamento

Nesta aba, você libera quais os projetos no Mapeamento que o usuário pode visualizar

-> Para adicionar um projeto ao usuário, basta digitar na parte em branco e escolher o mesmo

-> Caso queira adicionar todos os projetos criados, clique no ícone destacado na imagem abaixo 

-> Caso queira remover todos os projetos do usuário, clique no ícone destacado na imagem abaixo 

-> Apos realizar as configurações na aba , clique em “Salvar”

3.7 Localização

Nesta aba, fica a localização do aplicativo do técnico, para você realizar o monitoramento em tempo real e poder extrair o histórico

-> Quando você habilita a chave destacada como na imagem abaixo, a localização será sempre que o usuário estiver logado no aplicativo

-> Quando a chave de Localização for habilitada, mostrará a chave de “Localização pelo App Personalizada”, caso não queira uma personalizada, clique em “Salvar”

-> Quando você habilitar a chave de “Localização pelo App Personalizada”, você poderá configurar os dias e os horários que o aplicativo poderá puxar a localização do seu técnico

-> Apos realizar as configurações, clique em “Salvar”

  

 

4. Inativar Usuário

Esta opção tem a função de inativar um usuário, quando o mesmo for  inativado ele não consegue acessar o sistema, para inativar o usuario, siga o seguinte passo a passo:

-> Escolha o usuário, clique em Ações > Inativar

-> Irá te mostrar uma confirmação, clique em “Inativar”

-> Assim que você clicar em Inativar, o sistema irá fazer Logout e se o usuário tentar logar irá dar o seguinte erro 

-> O usuário ficará com cadastro no sistema, mas estará com Status Inativo.

 

5. Desconectar Usuário

Esta opção tem a função de desconectar o usuário, ou seja, fazer um Logout no sistema, é muito usada quando é concedida uma nova permissão ao usuário, pois para conseguir visualiza-la ele precisar fazer Logout e entrar novamente, para desconectar um usuario, basta seguir os seguintes passos:

-> Escolha o usuário, clique em Ações > Desconectar

-> Irá te mostrar uma confirmação, clique em “Desconectar”

 

COMO GERAR COBRANÇAS AVULSAS?

As cobranças são composições que fazem parte de uma fatura, mas podem ser criadas de forma avulsa, sem necessariamente estar com uma fatura vinculada a um banco. Podemos então criar uma cobrança para ser recebida no manualmente pelo sistema. Uma das maiores vantagem em poder gerar essa cobrança avulsa é que não é necessário pagar taxa de emissão de boletos, que alguns bancos cobram. 

  1. Entre no cliente desejado, selecione o Menu “Financeiro do Cliente”;
  2. No seu canto direito superior clicar no “+”

3. Selecione a função destacada para criar uma Cobrança:

4. Ao iniciar a “Nova Cobrança”, precisamos então preencher os filtros abaixo:

5.  Preencha os filtros como no exemplo mostrado abaixo:

6.  Caso o boleto possua algum Desconto Promocional até o vencimento, preencha no campo em destaque:

7. Caso possua alguma Data Base, escolha no campo indicado. Caso deseje entender melhor sobre da a Data Base, clique em “?” para saber mais:

8. Após ler e  o que é uma Data Base clique em “Fechar”:

9.  Após preencher todos os filtros desejados, clique em “GERAR COBRANÇA AVULSA“:

10. Após a realização dos passos anteriores, o sistema vai voltar para a pagina inicial, mostrando a cobrança adicionada como o exemplo abaixo:

COMO ADICIONAR UM NOVO CLIENTE?

Introdução

Para adicionar um novo cliente, basta seguir os seguintes passos:

  1. No menu lateral, selecione o item “Clientes”;
  2. Na lista de opções, procure por “Adicionar Cliente”;
  3. Quando entramos no item “Adicionar Cliente” devemos seguir seis etapas a seguir:
  1. Cadastro
  2. Endereço
  3. Plano
  4. Contrato
  5. Cobrança
  6. Ordem de Serviço

1. Cadastro

A primeira parte para adicionar um novo cliente é “Cadastro”, primeiramente você deve escolher o “Tipo de Cliente”;

  • Caso escolha “Pessoa Física” você deve preencher obrigatoriamente(*) os campos “Nome”, “CPF”, “Nascimento” e “Telefone”.
  • Caso escolha “Pessoa Jurídica” você deve preencher obrigatoriamente(*) os campos “Razão Social”, “CNPJ”, “Telefone”.
  • Como você pode ver alguns campos são obrigatórios (*) e outros não, o programa tenta travar sempre que algum campo obrigatório não é preenchido corretamente, como se pode ver na foto, na frente de cada etapa há um “X”, quando todos os campos da etapa são completados corretamente ela vira um sinal verificado e libera para você apertar em “Avançar”.

 

2. Endereço

A segunda parte para adicionar um novo cliente é “Endereço”, nela você deve cadastrar;

  • No “Endereço Cadastral”, caso você tiver o CEP do cliente já cadastrado na sua base de dados, basta preencher e ele vai  completar todos os dados do CEP automaticamente.
  • No “Endereço Cadastral”, caso não tenha o CEP você deve escolher o Estado, a Cidade, o Bairro, o Endereço e o Número.
  • O “Endereço de Cobrança” sera completado automaticamente com o mesmo endereço, caso o endereço de cobrança seja outro, basta editar.
  • Caso o Bairro, Endereço e o Número não esteja cadastrado no HubSoft, você pode adicionar, clicando em “Adicionar novo …”, caso todos os campos estejam corretos, a opção “Avançar” irá ficar disponível.

3. Plano

A terceira parte para adicionar um novo cliente é “Plano”, nesta área o endereço de instalação já estará preenchida, então você deve cadastrar:

  • Plano / Serviço;
  • Assim que você adicionar o plano, a Data da Venda e o Valor será preenchido automaticamente;
  • Caso todos os campos estejam preenchidos corretamente, a opção “Avançar” irá ficar disponível.

4. Contrato

A quarta parte para adicionar um novo cliente é “Contrato”, nesta área o contrato de já será preenchido automaticamente caso esteja cadastrado dentro do plano, caso não apareça basta você seguir a seguinte recomendação:

  • Clicar em “Adicionar” que esta no campo superior direito;
  • Selecionar o Contrato;
  • Escolher a data de Início do contrato;
  • A data de Termino do contrato e a Empresa será preenchida automaticamente;
  • Clique em Salvar e em “Avançar”.

5. Cobrança

A quinta parte para adicionar um novo cliente é “Cobrança”, primeiro você deve escolher a “Forma de Cobrança”;

  • Caso a Forma de Cobrança seja “Boleto”:
  1. Você deve escolher o Dia de Vencimento;
  2. Escolher Sim ou Não para Carnê, *Caso escolha “Sim” > Escolha a Data de Início referência > Escolha o Primeiro Vencimento > Digite o número de Parcelas;
  3. Escolher Sim ou Não para Cobrar Taxa de Instalação, *Caso escolha “Sim” > Escolha o Tipo de Serviço > Digite a Descrição Taxa Instalação > Digite o Valor Taxa Instalação > Escolha a Quantidade de Parcelas;
  4. Caso todos os campos estejam preenchidos corretamente, a opção “Avançar” irá ficar disponível.
  • Caso a Forma de Cobrança seja “Débito Automático”:
  1. Você deve escolher o Dia de Vencimento;
  2. Digitar o Nome da conta;
  3. Escolha o Tipo de Pessoa;
  4. Digite o CPF;
  5. Digite a Âgencia;
  6. Digite Ag. Dígito;
  7. Digite a Conta;
  8. Digite conta Dígito;
  9. Escolher Sim ou Não para Cobrar Taxa de Instalação, *Caso escolha “Sim” > Escolha o Tipo de Serviço > Digite a Descrição Taxa Instalação > Digite o Valor Taxa Instalação > Escolha a Quantidade de Parcelas;
  10. Caso todos os campos estejam preenchidos corretamente, a opção “Avançar” irá ficar disponível.

6. Ordem de Serviço

A sexta parte para adicionar um novo cliente é “Ordem de Serviço”, nesta área você tem a opção de abrir a ordem de serviço direto ou não

  • Caso você não queira abrir a ordem de serviço direto, basta apenas você clicar em “Salvar”.
  • Caso você queira abrir a ordem de serviço direto, você seleciona o ícone ao lado da escrita “Abrir O.S de Instalação” e siga as seguintes recomendações:
  1. Escolher o Status da OS (Aguardando Agendamento ou Pendente);
  2. Digitar o nome do técnico e escolher o mesmo;
  3. Selecione a Data de Início e a Hora de Inicio(10:00:00) e a Duração do serviço(01:00:00);
  4. Digite a Descrição do Serviço a ser Realizado;
  5. Escolha Sim ou Não para Adicionar Equipamento para O.S, *Caso escolha “Sim” > Digite o nome do produto e escolha o mesmo > Selecione o Local de Estoque de Origem > Irá aparecer a Quantidade Disponível > Digite a Quantidade para o Plano / Serviço;
  6. Clique em Salvar.

  • Caso o CPF ja esteja cadastrado, quando você salvar irá aparecer a mensagem “O CPF/CNPJ informado já encontra-se cadastrado no cliente … “

  • Veja o vídeo seguindo todos estes passos:
COMO ALTERAR ENDEREÇO DO SERVIÇO DO CLIENTE?

Na rotina de um provedor é muito comum ser necessário o cliente mudar de endereço, no nosso sistema o cliente possui o endereço Cadastral e o endereço dos serviços, que precisam sempre ser alterados.

  • Para alterar o endereço do serviço do seu cliente, siga os seguintes passos:

-> Entre no Menu “Serviços do Cliente”, escolha o Serviço/Plano que deseja alterar o endereço, clique em “Outras Opções”:

-> Selecione  a opção  “Editar”

-> Selecione a aba  “Endereços” e clique “Ações”  para alterar os endereços: 

->Digite o endereço correto do cliente e clique em “Atualizar Todos” para alterar os quatro endereços (Instalação, Cadastral, Fiscal e Cobrança), caso queira alterar somente um tipo de endereço, escolha o tipo e clique em “Salvar”

-> Apos realizar as configurações, clique em “Salvar”

-> Então o endereço do serviço do cliente será alterado.

  • Para alterar o endereço Cadastral, siga os seguintes passos: 

O endereço no Cadastro no cliente, é o endereço que mostrá quando você buscar o cliente

-> Entre no Menu “Cadastro do cliente”, na aba “Informações”, clique em “Ações” para alterar o endereço:

->Edite para o endereço correto e clique em “Salvar”:

-> Clique na parte destacada para salvar as configurações realizadas:

-> O endereço do cadastro foi alterado, ao buscar o cliente, aparecerá o mesmo.

 

COMO EXTRAIR RELATÓRIOS DE VENDAS?

Para retirar um relatório de vendas mensal, basta seguir os passos abaixo:

 

-> Vá em Relatórios > Serviços/Planos.

-> Selecione o período desejado e o tipo de “Data Venda”:

-> Selecione a Origem do Cliente: Apenas *NOVO*

->  Selecione o Status do Serviços  : Somente “Serviços Habilitado”

 

-> Selecione o Vendedor desejado:   -> Após todos os filtros selecionados, como no exemplo abaixo:

-> Clique em Carregar Relatório :

-> Será listado todas as vendas de acordo com os filtros desejados:

-> Para adicionar as informações extras e retirar informações não necessárias. Clique no ícone destacado:

-> Após marcar as informações necessárias clique em fechar:

-> Logo após é só extrair o relatório:

 

COMO ADICIONAR UM LOCAL DE ESTOQUE E VISUALIZAR O MESMO?

Para você adicionar um novo local de estoque e visualiza-lo, basta seguir os próximos passos:

-> Clique em ‘Adicionar’

-> Cadastre os dados do ‘Novo Local de Estoque’

-> Após cadastrar todos os dados, clique em ‘Salvar’ 

-> Irá dar uma mensagem de ‘Sucesso’ da operação e o seu novo local de estoque irá aparecer

-> Mas quando você atualizar a pagina, ele irá sumir

-> Para consegui-lo visualizar, você deve ir em Configuração> Geral > Usuário

-> Clique em Ações > Editar

-> Vá em ‘Locais de Estoque’, digite o nome do seu local , escolha o mesmo e clique em ‘Salvar’

-> Quando você voltar para ‘Estoque> Locais de Estoque’, o local irpa aparecer para você

COMO GERAR UM BOLETO BANCÁRIO?

As cobranças são composições que fazem parte de uma fatura, mas podem ser criadas de forma avulsa, já fatura é o boleto propriamente dito aquele onde o cliente consegue efetuar o pagamento via código de barras.

Uma fatura pode conter até mesmo várias cobranças, nesse caso vamos lançar uma Mensalidade e uma Taxa de Instalação e amarar a uma fatura, assim evitaremos pagar duas taxas de boletos:

  1. Entre no cliente desejado, selecione o Menu “Financeiro do Cliente”;
  2. No seu canto direito superior clicar no “+”

3. Selecione a função destacada Cobrança:

4.Preencha os filtros:

5. Após preencher os filtros com o  exemplo de Mensalidade(Postecipada) abaixo, clique em “GERAR COBRANÇA AVULSA”

CASO A FATURA  SEJA COMPOSTA DE APENAS UMA COBRANÇA , BASTA IR ATÉ “GERAR COBRANÇA E FATURA”, ELE EVITAR TODO O PROCESSO A BAIXO, BASTA APENAS ENVIAR A REMESSA

6.Repetir o mesmo procedimento anterior e criar uma nova cobrança com o exemplo abaixo e novamente clicar em “GERAR COBRANÇA AVULSA”.

7. Após terminar de gerar as duas cobranças, o próximo passo é adicionar elas a uma fatura, clique até “+” (FATURA)

8. Para amarrar fatura, basta escolher a forma de Cobrança, e a Data do Vencimento da fatura:

9. Ao descer basta selecione as cobranças que vinculadas na fatura. Clicar em Salvar

10. Fatura criada, basta ir até faturas e imprimir a mesma.

COMO GERAR O FATURAMENTO(MENSAL)?

Faturamento mensal é a ferramenta usada para a faturar todos os boletos dos seus clientes.

Para consultar o Faturamento(mensal), basta seguir os seguintes passos:

  1. Menu Financeiro – Faturamento (Mensal)
  2. Ir até a opção “Adicionar”:

 

Como na imagem abaixo, basta escolher os filtros desejados com mostra na imagem abaixo, importante lembra se escolher a opção todos o faturamento vai gerar de todos os Bancos:

(Obs:)Se você permitir a chave de Pró-rata, o sistema vai gerar todos os proporcionais existentes, caso você desative essa função o sistema vai gerar todos os boletos com o valor integral.

Basta aguardar o sistema carregar todas as faturas:

Observe, que o sistema mostrou alguns alertas que devem ser analisados antes do processamento do faturamento:

Clique em Verificar:

Após verificar esses alertas, basta corrigir casa possua algum erro e depois clicar para gerar as faturas:

Novamente o sistema te alerta sobre as ocorrências anormais no sistema, caso já tenha feito as verificações basta clicar em GERAR FATURAMENTO

Basta aguardar o sistema gerar todas as faturas e ele vai voltar para a tela inicial, se o seu faturamento não aparecer nessa tela clique na função atualizar:

 

OBS: NÃO SE ESQUECE DE AGORA ENVIAR A REMESSA BANCÁRIA

COMO IMPRIMIR UM CONTRATO ?

Após adicionar um novo cliente no sistema, vá até o Menu Serviços do Cliente:

-> Caso o sistema não apresente o plano, selecione os demais status:

->Clique no campo em destaque:

-> Clique em “Editar”:

-> Selecione o menu “Contratos”:

-> Caso não exista nenhum contrato clique em “+”

-> Escolha a empresa, contrato, os demais filtros e clique em “Salvar”:

-> Clique no campo em destaque:

-> Clique em Abrir PDF Contrato:

 -> Selecione a impressora para realizar a impressão do contrato:

-> Após imprimir clique para fechar essa tela:

 -> Clique em Salvar

 

COMO ADICIONAR MAIS DE UM PLANO PARA O MESMO CPF/CNPJ?

Quando um cliente deseja obter mais de um serviço no mesmo cadastro é preciso adicionar um novo Serviço/Plano. Para realizar esse procedimento siga os passos abaixo:

-> Ao consultar o cliente, veja que o mesmo já possui um plano habilitado. Para adicionar um novo plano clique em “VER” :

-> Selecione o “Menu Serviços”:

-> Clique em “Adicionar Serviços” :

-> Será mostrado o endereço de cadastro do cliente, para alterar clique em  “+”:

-> Selecione o Serviço/Plano que o cliente contratou:

-> Escolha o Vendedor e clique em “Avançar”:

 

-> Caso deseje gerar a fatura separa e nota fiscal separada, selecione a Opção “SIM”:

->  Selecione a Forma de Cobrança, Data de Vencimento, escolha o Tipo de Cobrança e escolha se o cliente é adepto ao Carnê:

-> Caso o cliente utilize carnê, como no exemplo abaixo não será possível cobrar a instalação através do cadastro, essa opção está disponível apenas para cliente “Mensais”. Logo após todas as informações obrigatórias serem preenchidas clique em “Avançar”:

-> Selecione o Contrato e clique em “Avançar”:

-> Caso deseje alterar o endereço do cliente clique em “Ações -Editar” e logo após clique em “Avançar”:

-> Clique para abrir a O.S de Instalação:

->  Preencha as informações para a Abertura da O.S como no exemplo abaixo:

-> Após preencher todos os dados, clique em “Salvar”:

-> Serviço adicionado ao cliente. 

NÃO CONSIGO VISUALIZAR UM ESTOQUE QUE ADICIONEI, O QUE FAZER?

Para você conseguir visualizar o novo local de estoque adicionado, basta seguir os próximos passos:

 

-> Quando você adiciona, ele te mostra uma mensagem de ‘Sucesso’ da operação e o seu novo local de estoque aparece, mas quando você atualizar a pagina, ele irá sumir

-> Para consegui-lo visualizar, você deve ir em Configuração> Geral > Usuário

-> Clique em Ações > Editar

-> Vá em ‘Locais de Estoque’, digite o nome do seu local , escolha o mesmo e clique em ‘Salvar’

-> Quando você voltar para ‘Estoque> Locais de Estoque’, o local ira aparecer para você

COMO CADASTRAR UM REMETENTE DE EMAIL?

No Remetente de Email o provedor deve cadastrar o e-mail que irá realizar o envio de emails para seus clientes, para cadastrar um novo remetente, siga o passo a passo

-> Vá em Configuração > Geral > Remetente Email

->Clique em ‘Adicionar’

-> Preencha os campos corretamente

Exemplo:

COMO “AMARRAR” UM EQUIPAMENTO EM UM SERVIÇO DO CLIENTE?

-> Ir no cadastro do cliente MENU > Equipamentos

->Então vai te mostrar todos os cabos que o cliente possui ou já possuiu, caso tenha algum vinculado ao serviço, irá aparecer a quantidade ao lado, para visualizar o equipamento, basta clicar em cima do serviço

Exemplo:

->Para adicionar um novo equipamento, basta clicar no +

-> Escolher se é Comodato ou Venda

Caso seja Comodato:

Os seguintes campos devem ser preenchidos:

->Escolher “Comodato”

-> Serviço/Plano de Destino

-> Usuário Responsável pela Movimentação

-> Data do Movimentação

Em seguida escolha o produto, o local de estoque (de onde será efetuado a baixa), os itens (em uma única movimentação, vários itens poderão ser movimentados), nós particularmente gostamos de fazer um a um, pois o processo de emissão de NFe se torna mais simples.

Caso queira adicionar mais de um produto, clique no +1

Caso seja Venda:

->Escolher “Venda”

-> Preencher Serviço/Plano de Destino

-> Preencher Usuário Responsável pela Movimentação

-> Preencher Data do Movimentação.

-> Escolher se você deseja Cobrança ou Evento de Faturamento

  • COBRANÇA (Essa opção será exibida apenas nas vendas):

-> Preencha os dados do produto que será vendido, conforme instruções já passadas acima.

->Preencha os dados da cobrança, devem ser preenchidos o Tipo de Serviço, Data do Vencimento, Competência Mês e Competência Ano.

  • EVENTO DE FATURAMENTO (Essa opção será exibida apenas nas vendas):

Ao marcar a opção evento de faturamento o formulário será alterado e permitirá que um ou mais eventos de faturamento sejam lançados, para cobrar do cliente nas próximas faturas.

Caso tenha dúvidas, entre em contato conosco. Precisa que esse artigo seja melhorado? Por favor nos avise 😀

 

COMO REALIZAR UMA NAVEGAÇÃO CUSTOMIZADA?

Esse procedimento é usado quando é necessário customizar a velocidade do cliente, sem alterar o plano do cliente. Seja com o intuito de uma promoção onde o cliente irá utilizar a velocidade por algum tempo e logo após esse tempo o cliente irá navegar com a velocidade contratada, ou com o intuito do cliente testar um aumento de velocidade.

Para realizar esse procedimento siga as etapas abaixo:

->Entre no cliente desejado e vá até o “Menu Serviços”, Veja qual plano o cliente possui e clique nos 3 pontinho;

-> Clique em “Editar”;

-> Clique na aba “Navegação”;

-> Habilite a chave “Navegação customizada”

->Escolha a data limite que o cliente vai utilizar essa navegação customizada, para que após o termino desse prazo o sistema troque a navegação do mesmo para o plano contratado automaticamente. A data é opcional, caso você não escolha uma data limite, o cliente continuará utilizando a navegação personalizada.

-> Configure a navegação do cliente(Download e Upload) com as informações necessárias e logo após clique em Alterações Pendentes;

-> No seu canto esquerdo verifique o que vai ser modificado do serviço do cliente caso realmente deseja mudar a velocidade é preciso clicar na seta destacada;

COMO GERAR NFe 55 (PRODUTOS) ?

Para emitir NFe 55 no Hubsoft, siga os seguintes passos:

  1. NFE C/ MOVIMENTAÇÃO 
  2. NFE 

 

1). NFE C/ MOVIMENTAÇÃO

Para emitir a NFe diante de uma movimentação de produto, bastas seguir os seguintes passos:

-> Vá em ‘Nota Fiscal’ > ‘NFe 55(Produtos)’

-> Clique em “NFE C/ MOVIMENTAÇÃO”

-> Irá aparecer uma lista de todas as movimentações de produtos, as movimentações aparecem quando um equipamento é vinculado a um serviço de um cliente, para visualizar com vincular este produto –  CLIQUE AQUI 

-> Clique em “NFE”

-> A primeira aba é “Cabeçalho”, edita e coloque as informações necessárias 

-> Clique em “Frete”, preencha caso tenha frete, senão próximo 

-> Clique em “Produtos”, como a NFe esta sendo emitida por movimentação, o produto já esta adicionado 

-> Para alterar as configurações do produto, clique em “Ações > Editar”

-> Preencha com as informações corretas e clique em “Salvar Edição”

-> Preencha os campos corretamente e clique em “Salvar” , após isto irá criar um rascunho da ‘Nota Fiscal Eletrônica’, basta conferir se esta tudo correto e clicar em “Transmitir/Enviar NFe”.

 

2). NFE

Para emitir a NFe diante de uma movimentação de produto, bastas seguir os seguintes passos:

-> Vá em ‘Nota Fiscal’ > ‘NFe 55(Produtos)’

-> Clique em “NFE”

-> Preencha o ‘Cabeçalho’ da forma correta

-> Clique em “Frete”, preencha caso tenha frete, senão próximo

-> Clique em “Adicionar Produtos”

->Preencha os campos da forma correta

Exemplo:

-> Preencha os campos corretamente e clique em “Salvar” , após isto irá criar um rascunho da ‘Nota Fiscal Eletrônica’, basta conferir se esta tudo correto e clicar em “Transmitir/Enviar NFe”.

 

Qualquer duvida entrar em contato com o suporte 🙂

(37) 3415-1100

COMO REALIZAR UM CANCELAMENTO DE UM SERVIÇO ?

Para efetuar o cancelamento do cliente, basta seguir os seguintes passos:

-> Acessar o Serviço do cliente e clicar nos três pontinhos

-> Clique em “Cancelar”

-> Caso você tenha certeza do cancelamento, clique em “Sim”

-> Você escolhe as opções que deseja, no caso escolhi  “Gerar Multa”, “Cancelar Faturas Pendentes”.

-> Caso queira abrir OS de retirada, selecione a opção e abra a O.S

-> Preencha os dados e clique em “Sim, cancelar serviço”

-> Como escolhi para não abri O.S, para Gerar Multa e para Cancelar as Faturas Pendentes, irá aparecer no protocolo de cancelamento.

COMO REALIZAR MIGRAÇÃO DE SERVIÇO/PLANO ?

Na rotina de um provedor é muito comum, o cliente solicitar uma mudança de Serviço/Plano , um Upgrade de Velocidade e até mesmo uma troca de Tecnologia. Nesse casos é possível  então migrar o plano do seu cliente para um novo plano, onde o próprio sistema ira realizar o cancelamento do plano anterior e a criação de um novo plano para o cliente. 

  1. Migração não imediata: 
  2. Migração imediata:

1.  Migração não imediata:

Essa  migração será usada, quando for preciso de um tempo maior para a migração do serviço do cliente, visto que pode ser necessário a ida de um técnico externo até  a casa do cliente. Ex: Migração de Tecnologia. (Radio para Fibra Óptica) 

-> Vá até o Menu Serviços do Cliente e identifique o plano que deseja executar a migração. Clique em “Outras Opções”:

-> Clique em “Migrar para Outro Serviço”:

-> Selecione o novo plano, escolhido pelo seu cliente:

-> Caso necessário pagamento de comissões de migrações, preencha a data da venda e o vendedor:  

-> Como nesse caso a migração não será imediata, deixe a chave destacada como no exemplo abaixo “Desmarcada”:

-> Após todos os itens abaixo marcados, será liberado a opção de avançar para o próximo menu, clique em “Avançar”:

-> Será clonado do plano anterior toda as informações do Menu Cobrança, caso houve também alguma mudança basta editar através desta aba:

-> Clique em “Avançar”:

 

-> Será clonado do plano anterior toda as informações do Menu Contrato, caso o cliente venha a assinar um novo contrato, clique para adicionar e depois clique em “Avançar”

-> Caso seja necessário editar os endereço anteriores clique em (Ações- Editar)

-> Caso necessário abrir uma O.S de mudança de Plano, basta habilitar a chave “Abrir O.S. de Instalação”:

-> Preencha os dados para abertura de O.S:

-> Após terminar todos os passos acima mostrado, clique “Salvar”:

-> Com a opção “Migração Imediata” desmarcada, será criado um novo plano com o Status “Aguardando Migração” e manter o antigo com Status “Habilitado” para que o cliente possa continuar utilizando até a data da migração.

-> Assim que foi realizado a migração, é preciso “Habilitar” o plano que estava “Aguardando migração”. Clique no ícone “Outros Opções”:

-> Clique em “Habilitar”:

-> Após “Habilitar” o plano será automaticamente cancelado o plano antigo e todas as informações referente ao plano anterior como Autenticação, e informações cadastrais será migradas.

-> Após a  migração, será mostrada como no exemplo abaixo:

2.  Migração imediata:

Essa de migração será usada quando for feito a migração do imediatamente.
Ex: Migração de Plano(Upgrade de Velocidade)

-> Vá até o Menu Serviços do Cliente e identifique o plano que deseja executar a migração. Clique em “Outras Opções”:

-> Clique em  “Migrar para Outro Serviço”:

-> Clique para “Habilitar” a chave de “Executar Migração Imediata” :

-> -> Será clonado do plano anterior toda as informações do Menu Cobrança, caso houve também alguma mudança basta editar através desta aba e logo após clicar em “Avançar”:

 

->  Caso seja necessário um novo contrato para o cliente clique em “+” e logo após clique em “Avançar” :

 

-> Caso seja necessário editar os endereço anteriores clique em (Ações- Editar) 

-> Caso não  seja necessário a abertura de uma Ordem de Serviço, clique em “Salvar”

-> Após clicar em salvar, o sistema ira cancelar o plano anterior automaticamente, criar um novo plano habilitado e já migrar todas as informações como de costume na migração.

 

COMO REALIZAR MIGRAÇÃO PARA OUTRO CLIENTE?

A migração para outro cliente acontece quando o cliente solicita uma troca de titularidade, que consiste na alteração do responsável legal pela solicitação do serviço,  ao realizar esse procedimento o sistema vai migrar todo o serviço para o outro cliente, assim como todas as informações que estão vinculadas com o serviço também serão migradas.

  1. Migração para Novo Cliente

  2. Migração para Cliente com Cadastro

1. Migração para Novo Cliente

Essa  migração será usada, quando for preciso migrar para um cliente que ainda não possui cadastro com a sua empresa. Nesse caso é preciso seguir os seguintes passos:

-> Vá até o Menu Serviços do Cliente e identifique o plano que deseja executar a migração. Clique em “Outras Opções”:

-> Selecione a opção “Migrar para Outro Cliente”:

-> Selecione o ícone para adicionar um novo cliente:

-> Será aberto essa tela,  para que seja preenchido as informações cadastrais do novo cliente, selecione o “Tipo de Cliente”:

-> Preencha as informações solicitadas e desça até a próxima parte do formulário cadastral:

-> Após preencher todos os casos necessários, soba novamente para o topo do formulário:

-> Selecione o Menu “Cobranças”:  

-> Escolha as informações de cobrança do novo cliente, como forma de cobrança, dia de vencimento:

-> Após escolher todas as informações de cobrança, selecione o Menu “Endereços”:

-> Clique em ” +Adicionar” para adicionar um novo endereço para o cliente:

-> Escolha o Tipo de Endereço e preenchas informações solicitadas:

-> Após preencher todas as informações corretamente, será habilitado a opção “Salvar”:

-> Após adicionar o endereço do novo cliente, clique em “Salvar”:

-> Logo após a confirmação de Sucesso, o seu novo cliente foi cadastrado e todas as informações do Serviço, também foram migradas.

 

 

2. Migração para Cliente com Cadastro

Essa  migração será usada, quando for preciso migrar para um cliente que já possua cadastro com a sua empresa. Nesse caso é preciso seguir os seguintes passos:

-> Vá até o Menu Serviços do Cliente e identifique o plano que deseja executar a migração. Clique em “Outras Opções”:

-> Selecione a opção “Migrar para Outro Cliente”:

-> Ao abrir essa pagina, será possível consultar o cliente desejado:

-> Após encontrar o cliente que vai receber o plano do antigo cliente, habilite a chave destacada:

-> Desça para ver mais informações:

-> Preencha as informações de Cobrança do seu cliente e clique em “Migrar Serviço”:

-> Clique em “Migrar”:

-> Após clicar em migrar, será mostrado uma confirmação de Sucesso, que  todas as informações do Serviço,  foram migradas.

Registros de Históricos:

Ao realizar as migrações de titularidades, ou migrações de cliente é registado dentro do cliente que foi migrado e o cliente que recebeu a migração o seguinte históricos. Para visualizar basta seguir os seguintes passos:

-> Selecione o “Menu Históricos”:

-> Veja que é registado o Seguintes Históricos:

COMO CLONAR PLANO/SERVIÇO ?

Para criar ou clonar um novo plano, siga os seguintes passos:

-> Configurações -> Geral 

Escolha a opção “Serviços/Planos”

-> Clique em ações:

->Clique em Clonar Plano:

-. Escolha o nome do novo plano:

-> Após colocar o nome do novo plano, clique em “Salvar”:

-> Após salvar os planos clique em ações para configurar o plano corretamente:

-> Clique em Editar:

-> Preencha o valor do Plano e clique no Menu “Detalhes”:

-> Selecione a Tecnologia e o Grupo correto do novo plano:

-> Caso esse plano necessite de um contrato customizado, clique em contrato e adicione o novo contrato:

-> Clique em navegação:

-> Preencha as informações em destaque e clique em “Salvar”

COMO DAR BAIXA MANUAL EM UM ITEM DE PRODUTO?

Para realiza a baixa manual de um item de produto e regularizar seu estoque, é preciso seguir os seguintes passos. Veja o exemplo abaixo:

Obs: Não é possível editar a quantidade de produtos, para regularizar a quantidade “Em Estoque”, é dar baixa manual nos itens desejados.

-> Estoque > Itens de Produtos

-> Consulte o Produto que deseja regularizar a quantidade:

-> Clique no ícone azul para filtra apenas os produtos em Status estoque:

-> Escolha a quantidade media que deseja dar baixa manual, através do campo “Exibir N quantidade por pagina”:

-> Selecione a quantidade que você deseja baixar, clique no “Lápis” destacado:

-> Escolha o Status “Baixa Manual” e clique em Salvar.

-> Pesquise o item novamente para atualizar e clique no ícone azul para ver a quantidade em todos os  estoque: