¶ Tipos de Ordem de Serviço
As Ordens de Serviço (OS) servem para registrar e organizar o trabalho em campo dos técnicos, facilitando a execução das atividades diárias. Através dos Tipos de OS, conseguiremos definir algumas características de cada atividade, como a retirada obrigatória de equipamentos, documentação da porta de atendimento e etc.
¶ Como Adicionar um Tipo de OS
Para adicionar um novo tipo de OS vá em Configuração > Geral > Tipos de OS e clique em Adicionar.
Preencha as informações do tipo de O.S, sendo elas:
- Descrição: Descrição/Nome do Tipo de OS;
- Prioridade: Baixa, Normal, Alta ou Urgente;
- Destino: Defina o destino da OS, se é uma OS para o Serviço do Cliente, Prospectos ou POP de Conexão;
- Modelo da Ordem de Serviço: Modelo em que será impresso os dados da OS;
- Tempo de Alocação na Agenda: Quantidade de tempo que será alocado na agenda do técnico para Ordens de Serviço desse tipo;
- Unidade do tempo de alocação na agenda: Minutos, Horas ou Dias;
- Prazo de Execução: Prazo máximo entre a abertura e fechamento da O.S (SLA);
- Unidade do tempo de prazo de execução: Minutos, Horas ou Dias;
- Cidades: Caso seja necessário limitar os Tipos de OS pelas Cidades atendidas pelo Provedor;
- Permite Fechar o Atendimento: Se permite finalizar o atendimento ao finalizar a OS, exibindo a opção de Finalizar Atendimento e OS (sistema WEB);
- Quantidade Mín. Caracteres Fechamento: Define a quantidade mínima de caracteres ao finalizar a OS;
- Motivo de Fechamento: Ao selecionar os motivos, ao finalizar a OS, serão disponibilizados apenas os motivos selecionados;
- Cores na Agenda do Técnico: Será possível definir as cores que serão exibidas nas Agendas dos Técnicos para cada status em que a OS se encontra.
Após salvar, já conseguiremos visualizar o novo tipo configurado.
¶ Ações que Podem ser Executadas nos Tipos de OS
Após salvar o tipo de OS, conseguiremos realizar algumas Ações, como Visualizar as informações preenchidas, Editar os dados, Agrupar o Tipo de OS, consultar as alterações nos Históricos e Inativar o tipo de OS.
¶ Editar o tipo de OS:
Ao Editar, teremos algumas opções de configuração. Na aba Principal será possível alterar as informações preenchidas ao adicionar o tipo de OS, além de configurarmos as notificações para os clientes e definir as Ações Executadas ao Finalizar OS.
¶ Execução de OS
Já em Execução de OS, teremos algumas configurações que podem ser definidas para cada tipo de OS. Para as opções de Foto Obrigatória, Patrimônio Obrigatório e Insumo Obrigatório conseguiremos definir a quantidade mínima e máxima que os técnicos precisarão preencher na OS, como também configuração de CPEs, assinatura e demais informações.
¶ Serviços Cobrados
Em Serviços Cobrados Disponíveis você poderá definir os serviços a serem cobrados para cada Tipo de OS, além de poder defini-lo como obrigatório.
¶ Checklist
Na aba de Checklist conseguiremos adicionar tópicos a serem preenchidos pelo Técnico, durante a Execução da OS, podendo configura-los como campos textuais, de marcações e defini-los como obrigatório.
Há três tipos de campo que podem ser definidos nos tópicos da checklist:
- Textual: Campo livre pra resposta escrita pelo téncnico;
- Seleção e Marcação: Onde será selecionada 1 (uma) alternativa apenas;
- Marcação: Onde será selecionada 1 (uma) alternativa ou várias.
Para adicionar uma checklist, clique em Adicionar, preencha o nome da checklist e a configure como desejado.
¶ Copiar Checklist
Ao adicionar a CheckList, também conseguiremos Copiar as CheckList de outro Tipo de OS. Basta clicar em Copiar Checklist de outro Tipo de O.S, o sistema irá listar todos os Tipos de OS que possuem checklist e você deve selecionar o Tipo de OS que possui a checklist que será copiada e clicar em Copiar. A partir disso, será possível personalizar a checklist, removendo ou alterando o que foi copiado.
¶ Rede Neutra
Por fim, caso o provedor tenha integração com Rede Neutra, é possível definir os parâmetros.
- Tipo de Chamado Técnico: Indica qual é o tipo de atividade relacionada a esse tipo de ordem de serviço
- Solicitar Abertura de Chamado Técnico: Indica se um chamado técnico deve ser aberto na plataforma, sempre que uma O.S desse tipo for aberta no Hubsoft
- Tipo de Problema: Descreve o tipo de problema relacionado a esse tipo de O.S na Integração de Rede Neutra
Não é possível alterar o Destino da OS, após o tipo de OS ser adicionado. Caso seja cadastrado de forma incorreta, basta inativar e adicionar um novo tipo.
¶ Agrupar Tipo de O.S
O agrupamento deve ser utilizado quando há tipos de O.S duplicados ou que foram configurados incorretamente. Para agrupar um tipo de OS, clique em Ações > Agrupar, selecione o outro tipo, informe se o atual será removido e clique em salvar.
¶ Inativar Tipo de O.S
Para inativar um tipo de O.S, clique em Ações > Inativar e confirme a inativação.
¶ Configuração de Gerenciamento de Notificações dos Tipos de O.S
Para configurar os envios de notificações através de SMS, E-mail e Push de Notificação, através dos eventos das O.S, basta ir nos tipos de O.S desejados clique em Ações > Editar
Aba Principal, clique em Permite Notificar o Cliente «SIM» > Gerenciamento Eventos Notificação
Selecione o Tipo Evento Notificação desejado e depois selecione qual o tipo de envio irão disparar aos clientes (E-mail, SMS ou Push).
Exemplo:
Os Tipos de Eventos são:
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ORDEM SERVIÇO ABERTO: Quando uma nova ordem de serviço for aberta, o sistema vai verificar se o Tipo de Ordem de Serviço permite notificar o Cliente, caso permita, ele vai adicionar a Fila de Envio para notificar os contatos vinculados. Caso o Tipo de Ordem de Serviço seja alterado posteriormente, e já tenha feito a notificação de abertura, não será feita uma nova notificação.
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ORDEM SERVIÇO AGENDADA: Quando a ordem de serviço for agendada, o sistema vai verificar o Tipo de Ordem de Serviço, e posteriormente adicionar a Fila de Envio para notificar os contatos vinculados. Esse evento vai ser disparado toda vez que um novo agendamento for realizado.
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ORDEM SERVIÇO DESAGENDADA: Quando a ordem de serviço tiver o seu agendamento removido, o sistema vai verificar o Tipo de Ordem de Serviço, e posteriormente adicionar a Fila de Envio para notificar os contatos vinculados. Esse evento vai ser disparado toda vez que o agendamento for removido.
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ORDEM SERVIÇO RESERVADA: Quando o Técnico da ordem de serviço realizar a reserva, o sistema vai verificar o Tipo de Ordem de Serviço, e posteriormente adicionar a Fila de Envio para notificar os contatos vinculados. Esse evento vai ser disparado toda vez que uma nova reserva for realizada.
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ORDEM SERVIÇO DESRESERVADA: Quando o Técnico da ordem de serviço remova a reserva, o sistema vai verificar o Tipo de Ordem de Serviço, e posteriormente adicionar a Fila de Envio para notificar os contatos vinculados. Esse evento vai ser disparado toda vez que a reserva for realizada.
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ORDEM SERVIÇO ATRASADO: Quando o Grupo de Notificação com o Tópico «Atendimentos e Ordens de Serviço com prazo de execução expirado» estiver configurada e permitir notificar o cliente, o sistema vai verificar se o Tipo de Ordem de Serviço permite notificar o Cliente, caso permita, ele vai adicionar a Fila de Envio para notificar os contatos vinculados. Esse evento vai ser disparado toda vez que a rotina do Grupo de Notificação for executada.
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ORDEM SERVIÇO FINALIZADO: Quando a ordem de serviço for Finalizada, o sistema vai verificar se o Tipo de Ordem de Serviço permite notificar o Cliente, caso permita, ele vai adicionar a Fila de Envio para notificar os contatos vinculados. Caso o tipo da ordem de serviço seja mudado posteriormente, e já tenha feito a notificação de finalização, não será feita uma nova notificação.
¶ Perguntas/Problemas Frequentes
Abaixo serão listadas algumas perguntas/problemas frequentes relacionados Tipo de OS. Caso alguma dessas situações aconteça e você tenha dificuldades para resolver, não hesite em chamar nosso suporte, pois estamos aqui para lhe ajudar.
¶ Se eu criar um tipo de OS com destino POP, consigo alterar posteriormente para serviço do cliente?
Não é possível editar o destino de um tipo de OS, caso tenha sido cadastrado com o destino incorreto, será necessário inativar o tipo de OS e cadastrar novamente com o destino necessário.
¶ É possível alterar as cores de status da OS para visualização na agenda do técnico?
Sim é possível, no tipo de OS que queira editar as cores em Ações > editar > principal > «Cores na Agenda de Técnicos», lá, você consegue definir as cores nas quais a OS vai aparecer na agenda do técnico dependendo do status.
¶ É possível definir um tipo de OS para ser aberto apenas uma vez por cliente?
Não é possível limitar a abertura de um tipo de OS ao cliente há apenas uma, visto que pode ser necessário abrir uma OS de mesmo tipo ao cliente mais de uma vez devido a alguma questão de execução, ou o cliente ter vários serviços/planos.