¶ SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI)
O SPED Fiscal (ICMS/IPI) é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado pelo governo brasileiro para unificar a recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos contábeis e fiscais por meios digitais. Seu objetivo é simplificar e modernizar as obrigações acessórias para as empresas, além de melhorar a fiscalização por parte dos órgãos tributários.
O SPED Fiscal é utilizado para a escrituração dos documentos fiscais e apuração de impostos como:
- ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): imposto estadual que incide sobre a circulação de mercadorias, a prestação de serviços de transporte interestadual e intermunicipal, e a prestação de serviços de comunicação.
- IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): imposto federal cobrado na industrialização de produtos.
O SPED Fiscal é composto pelo Arquivo Digital da Escrituração Fiscal Digital (EFD), que contém as informações sobre:
- Documentos fiscais emitidos e recebidos (notas fiscais eletrônicas, por exemplo);
- Apurações mensais do ICMS e IPI;
- Controle de inventário, entre outras informações fiscais.
¶ Objetivo
O objetivo da geração do arquivo SPED Fiscal no Hubsoft é que seja exportado de forma rápida e fácil todos os dados referente às notas fiscais de entrada e saída, estoque e dados financeiros.
Importante: Após a geração e exportação do arquivo no Hubsoft, o mesmo deve ser IMPORTADO no software contábil, permitindo que dessa forma, que seu contador(a) tenha acesso a todos os registros mencionados acima. O arquivo gerado no Hubsoft, NUNCA deve ser utilizado como arquivo final.
¶ Gerando SPED
Para utilizar o SPED Fiscal, é necessário que o usuário possua permissões do módulo que fica disponível em Menu Lateral > Nota Fiscal > SPED Fiscal.
Vá até o cadastro do usuário em Configuração > Geral > Usuários e clique em Ações > Editar. Na Aba de permissões, libere as permissões indicadas na imagem abaixo:
Para gerar o SPED Fiscal, é necessário preencher os dados do contador responsável pela empresa. Caso o seu provedor trabalhe com diversas empresas, essa configuração deverá ser configurada empresa por empresa.
Vá em Menu Lateral > Configuração > Geral > Empresa > Empresa > Ações > Editar. Com os dados da empresa abertos, vá até a Aba Contador e preencha os dados de seu contador, conforme imagem abaixo:
É necessário também preencher o Perfil do Contribuinte do SPED Fiscal, na aba Cadastro da empresa, normalmente é utilizado o Perfil A, porém caso o seu contador solicite a alteração, basta configurar no campo indicado, conforme abaixo:
Para gerar/exportar o arquivo, acesse o Menu Lateral > Nota Fiscal > SPED Fiscal
O sistema irá listar todos os arquivos SPED já gerados anteriormente (caso exista algum). No canto direito superior, em Adicionar permite gerar um novo arquivo.
Agora basta preencher os dados para gerar o arquivo. Obrigatóriamente é necessário preencher:
- Mês
- Ano
- Tipo de Arquivo
- Empresa
Com os dados preenchidos, basta clicar em Gerar Arquivo que o sistema fará o processamento dos dados e o arquivo ficará disponível para ser baixado. Basta clicar em Acões > Baixar Arquivo
O arquivo baixado terá o conteúdo parecido com a imagem abaixo:
Pronto! Se você chegou até aqui, significa que seu arquivo já está gerado e pronto para ser enviado para a contabilidade.
Nos tópicos abaixo iremos tratar sobre as particularidades que podem existir no SPED, como por exemplo, geração do Bloco H que é referente ao inventário, ou registros de NF21/22 consolidados, Registro 1601 para Pagamento Eletrônicos, entre outros.
¶ Consolidar NF21/22 (D695)
Ao ativar a opção para consolidar as Notas Fiscais Modelo 21/22, fará com que o SPED não inclua mais nota por nota dentro do arquivo.
Nesse caso, serão gerados apenas os registros D695 e D696 que são compatíveis com o Arquivo do Convênio ICMS 115/03, ou seja, a consolidação somente acontecerá depois de já ter gerado o arquivo do convênio ICMS 115/03.
Recomendamos a utilização da consolidação, uma vez que os registros de cada nota fiscal, já foram informados individualmente através do Arquivo do Convênio ICMS 115/03. Porém fica a critério de cada empresa e contador a forma da geração do arquivo SPED.
Para consolidar os dados de NF21/22 no SPED, basta marcar a opção «Consolidar NF21/22 (D695)», conforme imagem abaixo:
¶ Bloco H (Inventário)
O Bloco H no SPED é responsável pelo registro do inventário. Caso a sua empresa tenha necessidade de informar esse registro será necessário ajustar em todos os produtos a inclusão ou não de um determinado produto no inventário.
Vá até a listagem de produtos em Menu Lateral > Estoque > Produtos e clique em Ações > Editar. Na Aba Fiscal dos produtos, foi acrescentando o tipo de produto. No campo tipo de produto indique o tipo adequado para o SPED, conforme imagem abaixo:
Lembrando que os Tipos de Produtos que são marcados com a Opção Inventário = Não, não serão inseridos no SPED. Portanto para uma geração correta, é necessário a apuração da configuração dos Tipos de Produto, que fica em Configuração > Estoque > Tipo de Produto.
Durante a exportação do SPED, será necessário marcar a opção do Bloco H (Inventário), conforme a imagem abaixo:
Após marcar a opção de exportar o bloco H será necessário preencher o Motivo do Inventário e também a Data Final que o sistema deverá contabilizar o inventário. Nesse exemplo acima, estamos fechando o inventário até 31/12/2022, no período de apuração 02/2023. Caso tenha dúvidas de como preencher os dados verifique com seu contador os dados informados.
¶ Agrupado de Empresas
Existe a possibilidade de gerar o SPED agrupando empresas. Essa opção normalmente é utilizada para informar em apenas 1 arquivo SPED os dados da Matriz e suas Filiais.
Para ativar essa opção, basta marcar a opção «Agrupado de Empresas», conforme imagem abaixo.
Importante: ao agrupar as empresas, também é necessário selecionar quais serão as empresas secundárias (Empresas do Agrupamento) que farão parte do arquivo, conforme a imagem abaixo:
¶ Registros de Entrada
Os registros de entrada, são lançados dentro do sistema em Nota Fiscal > Notas de Entrada. Esse dados podem ser lançados manualmente pelo usuário, como também podem ser lançados durante a Importação de XML para entrada de estoque.
Somente as notas fiscais dos modelos abaixo, serão incluídas nos registros de entrada:
- Modelo 01 (Nota Fiscal)
- Modelo 1B (Nota Fiscal Avulsa)
- Modelo 04 (Nota Fiscal de Produtor)
- Modelo 06 (Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica)
- Modelo 21 (Nota Fiscal de Serviço de Comunicação)
- Modelo 22 (Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação)
- Modelo 28 (Nota Fiscal/Conta de Fornecimento de Gás Canalizado)
- Modelo 29 (Nota Fiscal/Conta de Fornecimento de Água Canalizada)
- Modelo 55 (Nota Fiscal Eletrônica: NF-e)
- Modelo 62 ( Nota Fiscal Fatura de Serviço de Comunicação Eletrônica: NFCom)
- Modelo 65 (Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor: NFC-e)
Veja que na lista acima não conta nenhum tipo de modelo referente à nota fiscal de serviço eletrônica (NFSe), que são as notas emitidas em prefeituras. Ou seja, essas notas de prestação de serviço não são inclusas no SPED.
Para incluir os registros de entrada no arquivo, basta marcar a opção "Incluir Registros de Entrada, conforme imagem abaixo:
¶ Registros de Saída
Os registros de saída, são as notas fiscais emitidas no HubSoft, lembrando que as notas de serviço eletrônica NFSe não são lançadas no SPED.
Abaixo a lista de notas que entram nos registros de saída:
- NF Modelo 21 (Nota Fiscal de Serviço de Comunicação)
- NF Modelo 22 (Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação)
- NF Modelo 55 (Nota Fiscal Eletrônica: NF-e)
- NF Modelo 62 (NFCOM - em beta)
Para incluir os registros de saída no arquivo, basta marcar a opção "Incluir Registros de Saída, conforme imagem abaixo:
¶ 1601 (Pagamento Eletrônico)
O registro 1601 é referente às OPERAÇÕES COM INSTRUMENTOS DE PAGAMENTOS ELETRÔNICOS.
Este registro destina-se a identificar o valor total das operações realizadas pelo declarante por meio de instrumentos de pagamentos eletrônicos, discriminado por instituição financeira e de pagamento, integrante ou não do Sistema de Pagamentos Brasileiro – SPB (Convênio ICMS nº 134/2016).
Basicamente, o que sistema fará, é identificar todos os pagamentos que foram lançados como pagamento eletrônico e calcular quanto desses pagamentos incide ICMS, ISS e OUTROS VALORES, lançando o valor total movimento no HubSoft, dentro do arquivo SPED.
O primeiro passo para utilizar essa função é configurar dentro do sistema quais são os Caixas Financeiros que são referente pagamento eletrônico, ou seja, somente os recebimentos de faturas/cobranças lançadas nesses caixas, que irão ser contabilizados no SPED. Lançamentos avulsos de receita nesses caixas, não serão contabilizados no SPED.
Para isso, vamos precisar configurar os seguintes módulos:
- Configuração > Financeiro > Caixa Financeiro
- Configuração > Financeiro > Instuição Financeira
No caixa financeiro, vamos até o caixa necessário e clicar na opção editar, conforme a imagem abaixo:
Na edição do Caixa Financeiro, vamos preencher a opção Pagamento Eletrônico com o valor «Sim» e em seguida, deveremos preencher obrigatóriamente a Instituição Financeira, conforme imagem abaixo:
Importante: Caso você trabalhe com algum Gateway de Pagamento ou tenha alguma outra empresa que receba os valores pela sua, será necessário informar o intermediário do pagamento. Ambos dados (Instiuição Financeira e Intermediário), serão cadastrados em Configuração > Financeiro > Instituição Financeira
Para cadastrar a Instiução Financeira, vamos então em Configuração > Financeiro > Instituição Financeira e clique em Adicionar, o formulário será aberto conforme abaixo:
Basta preencher os dados da Instituição e clicar em Salvar. Após cadastrar a instituição financeira, ela ficará disponível para uso no Caixa Financeiro.
Caso você não saiba os dados da sua instituição financeira, solicite ao seu gerente bancário / gateway de pagamento, que os mesmos conseguirão te enviar os dados exatos.
Para inserir o registro 1601 no SPED, basta marcar a opção no momento de gerar o arquivo, conforme abaixo:
¶ 1700 (Docs Utilizados)
Neste registro devem ser informados os dispositivos autorizados e utilizados na emissão de documentos fiscais no período da EFD-ICMS/IPI.
Para utilizar o registro 1700, o primeiro passo é configurar nas empresas o código de autorização fornecido pela secretaria da Fazenda para emitir cada tipo de documento fiscal (NF21, NF22, NF55, NF62, etc)
Vamos em Menu Lateral > Configuração > Geral > Empresa > Empresa conforme imagem abaixo:
Selecione a empresa deseja e clique em Ações > Editar:
Vá até a Aba CONF. NFe, conforme abaixo e preencha o código de autorização, caso a sua empresa faça emissão desse tipo de documento fiscal. Em seguida clique em salvar para efetivar a alteração.
Em seguida, vamos configurar o código de autorização para as NF21/22. Vamos até a Aba CONF. NF21/22. Verifique o Tipo de Documento Fiscal que deseja editar e clique em Ações > Editar, conforme abaixo:
Agora basta preencher o código de autorização e salvar.
Para inserir o registro 1700 no SPED, basta marcar a opção, conforme a imagem abaixo:
¶ SPED Contribuições (PIS/COFINS)
O SPED Contribuições (Sistema Público de Escrituração Digital de Contribuições Sociais) é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado pelo governo brasileiro para modernizar e centralizar o envio de informações fiscais e contábeis das empresas.
O SPED Contribuições tem o objetivo de unificar e simplificar a entrega das obrigações fiscais relativas a PIS/Pasep e Cofins. As empresas enviam suas informações digitais por meio desse sistema, substituindo a entrega de documentos físicos, como a Dacon (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais) e outras declarações específicas.
Características principais:
- EFD-Contribuições: Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, abrange informações fiscais referentes às apurações de PIS/Pasep e Cofins, bem como a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).
- Formato eletrônico: O sistema exige que as empresas enviem suas apurações e cálculos de forma digital, utilizando arquivos no formato XML.
- Obrigações fiscais: Registra operações de venda de produtos, prestação de serviços e outros eventos que impactam o cálculo dessas contribuições.
Quem deve apresentar?
Empresas que recolhem contribuições ao PIS/Pasep e à Cofins, sejam elas optantes pelo Lucro Real ou Lucro Presumido, entre outros regimes tributários, estão obrigadas a enviar o SPED Contribuições.
Benefícios:
- Simplificação dos processos de escrituração;
- Redução de erros por parte das empresas e do fisco;
- Acompanhamento mais eficiente por parte da Receita Federal.
¶ Objetivo
O objetivo da geração do arquivo SPED Contribuições no Hubsoft é que seja exportado de forma rápida e fácil todos os dados referente aos documentos fiscais emitidos no Hubsoft, sendo eles:
- Notas Fiscais Modelo 21/22
- NFSe (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)
- Fatura de Serviço / Recibos Enumerados
Cada um dos documentos fiscais citados acima, serão exportados nos seus respectivos blocos no SPED Contribuições, sendo eles:
- NFSe (A100 e A170)
- NF 21/22 (D600, D601 e D605)
- Fatura de Serviços / Recibos Enumerados (F100)
As notas fiscais de entrada, não serão exportadas pelo Hubsoft no SPED Contribuiçòes, portanto é importante que sua contabilidade faça a importação dessas notas fiscais diretamente no software contábil.
Imporntante: Após a geração e exportação do arquivo no Hubsoft, o mesmo deve ser IMPORTADO no software contábil, permitindo que dessa forma, que seu contador(a) tenha acesso a todos os registros mencionados acima. O arquivo gerado no Hubsoft, NUNCA deve ser utilizado como arquivo final.
¶ Configurações
Para iniciar a geração do arquivo SPED Contribuições no Hubsoft, é importante que algumas configurações e parametrizações sejam realizadas, pois existem informações necessárias apenas para o SPED Contribuições, que podem não ter sido parametrizadas anteriormente em seu ambiente.
Siga cada um dos passos abaixo para garantir que o arquivo seja gerado com todos os dados corretos.
¶ Configurar Empresa
Para a geração do SPED Contribuições, é necessário preencher os seguintes dados no cadastro da empresa, em Configuração > Geral > Empresa > Empresa > Editar:
- Indicador de Natureza da Pessoa Jurídica (Aba Cadastro)
- Indicador de tipo de atividade prepoderante (Aba Cadastro)
- Dados do Contador (Aba Contador)
Conforme imagens abaixo:
¶ Configurar Plano de Contas Contábil
Será necessário cadastrar os itens do plano de contas contábil que ficarão relacionados com as receitas (emissão de notas fiscais modelos 21/22, NFSe e Faturas/Recibos Enumerados).
Para configurar o plano de contas contábil, acesse: Configuração > Fiscal > Plano de Contas Contábil, conforme imagem abaixo:
Importante: O plano de contas contábil, deve EXATAMENTE identico ao plano de contas configurado em sua contabilidade. Portanto é importante que você solicite o plano de contas para seu contador(a) antes de iniciar a configuração no Hubsoft.
Não é necessário configurar o plano de contas por completo no Hubsoft para fins do SPED Contribuições, uma vez que somente será utilizado no Hubsoft os planos de contas relacionados com as receitas.
¶ Vincular Plano de Contas Contábil com Plano de Contas Gerencial
Após o plano de contas contábil estar configurado, chegou o momento de relacionar o mesmo com Plano de Contas do Hubsoft. Ou seja, toda receita gerada com esse plano de contas gerencial, será relacionado ao plano de conta
Para essa etapa, será necessário acessar em Configuração > Financeiro > Plano de Conta. Seleciona o plano de contas desejado e preenche o Plano de Contas Contábil Associado, conforme imagem abaixo:
¶ Configurar Composições
A última etapa antes de gerar o arquivo SPED Contribuições é realizar a configuração do CST PIS e CST COFINS nas composições de:
- Serviços/Planos (Configuração > Geral > Serviços / Planos)
- Pacotes (Configuração > Geral > Pacotes)
- Tipos de Serviço (Configuração > Geral > Tipos de Serviço)
Veja abaixo o exemplo da configuração de uma composição com CST PIS e CST COFINS preenchidos:
¶ Gerar o arquivo
Para gerar o arquivo, vamos até módulo SPED em Menu Lateral > Nota Fiscal > SPED. Clique no botão Adicionar (no canto superior direito).
No Cabeçalho, preencha os seguintes dados:
- Mês: Seleciona o mês
- Ano: Selecione o ano
- Tipo de Arquivo: EFD - Contribuições (PIS/COFINS)
- Empresa: Seleciona a empresa Matriz
Caso queira gerar em um mesmo arquivo os dados de filiais, ative a função «Agrupar Empresas» e seleciona as filiais.
Veja um exemplo na imagem abaixo do cabeçalho preenchido:
Após preenchimento do cabeçalho, preencha os demais dados, conforme os campos abaixo:
| Campo | Valores |
|---|---|
| Tipo de Escrituração | 0 - Original 1 - Retificadora |
| Número do Recibo da escrituração anterior a ser retificada | Somente será necessário preencher se o Tipo de Escrituração = 1 (Retificadora) |
| Indicador de Situação Especial | 0 - Abertura 1 - Cisão 2 - Fusão 3 - Incorporação |
| Código indicador da incidência tributária no período | 1 - Método de Apropriação Direta 2 - Método de Rateio Proporcional (Receita Bruta) |
| Código indicador do tipo de contribuição apurada no período | 1 - Apuração da Contribuição exclusivamente na alíquota básica 2 - Apuração da Contribuição a alíquotas especificas |
| Código indicador do critério de escrituração e apuração adotado | 1 – Regime de Caixa – Escrituração consolidada 2 – Regime de Competência - Escrituração consolidada 9 - Regime de Competência - Escrituração detalhada, com base nos registros dos Blocos «A», «C», «D» e «F» O Hubsoft gera apenas no código 9 (Escrituração detalhada) |
| Indicador da apuração das contribuições e créditos | 1 - Apuração com base nos registros de consolidação das operações por NF-e 2 – Apuração com base no registro individualizado de NF-e |
Importante: Para o preenchimento dos campos, valide com sua contabilidade, para que não gere inconsistências de importação do arquivo gerado no software contábil
Após todos os dados preenchidos, basta clicar no botão «Gerar Arquivo» e aguardar até que a geração do mesmo seja finalizada. Quando estiver finalizado a geração do arquivo, o mesmo será exibido na listagem, clique em Ações > Baixar Arquivo e envie para sua contabilidade.
¶ Perguntas/Problemas Frequentes
Abaixo serão listadas algumas perguntas/problemas frequentes relacionados a SPED Fiscal / Contribuições. Caso alguma dessas situações aconteça e você tenha dificuldades para resolver, não hesite em chamar nosso suporte, pois estamos aqui para lhe ajudar.
¶ Tenho empresa optante pelo Simples Nacional posso gerar o SPED Fiscal e Contribuições?
De acordo com a legislação, empresas optantes pelo Simples Nacional não tem a obrigatoriedade da entrega destas declarações, mas recomendamos a validar com a contabilidade caso optem pela geração.