¶ HubFrota
O módulo HubFrota é uma ferramenta dedicada ao controle da frota de veículos da empresa. Ele permite o acompanhamento detalhado da quilometragem rodada, dados de telemetria e a gestão de reservas. Além disso, possibilita identificar o condutor atual e a finalidade do uso de cada veículo, garantindo um controle rigoroso e eficiente sobre os ativos da companhia.
Antes de iniciarmos a utilização do módulo do HubFrota, é interessante verificarmos se o usuário possui todas as permissões de acesso necessárias. Caso haja permissões faltantes, solicite ao seu gestor que as adicione.
¶ Permissões
- Dashboard
- Veículos
- Categorias
- Marcas
- Reservas
- Abastecimento
- Manutenção
- Tipos de Manutenção
Para visualizar o painel do HubFrota, navegue até o Menu Lateral > HubFrota, ao acessar, teremos a Dashboard, a visualização em lista dos veículos cadastrados, as reservas realizadas, os abastecimentos cadastrados e as manutenções feitas.
¶ Dashboard
Essa etapa será disponibilizada na versão 1.120 do sistema.
Na Dashboard, será possível acompanhar uma visão consolidada da saúde da frota, dos custos operacionais e dos principais indicadores de desempenho, permitindo um monitoramento mais eficiente da performance dos veículos.
¶ Veículos
Na aba de Veículos, será permitido o cadastro e a visualização do status dos veículos.
¶ - Adicionando um Veículo
Para adicionarmos um veículo vá em Novo Veículo e preencha os seguintes campos:
- Placa: Código da placa de identificação do veículo (Podendo ser o padrão CINZA ou MERCOSUL).
- Marca: Nome da empresa fabricante do veículo.
- Categoria: Categoria na qual o veículo se enquadra (Van, Hatch, Sedan, SUV…).
- Cor: Coloração da pintura do veículo.
- Chassi: Código de identificação do chassi do veículo.
- Modelo: Modelo do veículo.
- Ano: Ano de fabricação do veículo.
- Hodômetro: Quilometragem determinada no painel do veículo.
- Telemetria: Habilitar a telemetria para utilizar o campo de Horímetro.
- Horímetro: Hora determinada no equipamento de telemetria.
- Número de Série: Código para controle interno do veículo.
Obs.: A obrigatoriedade dos campos pode ser alterada por meio do formulário em Configuração > Geral > Formulários.
Obs.: Para que seja possível preencher o campo «Horímetro», é necessário primeiro habilitar a chave «Veículo possui telemetria», pois são os equipamentos de telemetria que realizam a contagem das horas de funcionamento do motor.
Assim que finalizar o cadastro do veículo, o mesmo poderá ser encontrado na listagem de Veículos Cadastrados.
¶ - Editando um Veículo
Para editar um veículo, vá na coluna de Ações e clique em Editar:
Obs.: Veículos com o status «Reservado» não podem ter os campos Horímetro e Hodômetro alterados, pois o sistema considera que veículos reservados já estão em uso. Caso essas informações fossem alteradas manualmente no cadastro, haveria uma divergência de valores no momento do retorno do veículo.
¶ Reservas
Na aba de Reservas, é possível realizar a retirada e a devolução dos veículos.
¶ - Adicionando uma Reserva
Para adicionar uma reserva clique em Retirar Veículo e preencha os seguintes campos:
- Veículo: Veículo que será utilizado.
- Finalidade: Qual a finalidade para o uso daquele veículo.
- Previsão de Retorno: Data e Hora de quando está previsto para o veículo retornar.
- Observações: Observações/Detalhes sobre a reserva.
- Motorista: Usuário que estará responsável pelo veículo.
- Acompanhantes: Usuários que estarão acompanhando o motorista durante o uso do veículo.
- Anexos: Imagens referentes à reserva.
Após selecionar o veículo, o campo Hodômetro virá preenchido automaticamente na reserva, de acordo com o valor registrado no cadastro. Ainda assim, é possível alterá-lo, caso necessário.
Assim que finalizar o cadastro da reserva, o usuário poderá visualizá-la na listagem de reservas em uso, com a possibilidade de emitir um comprovante e acessar o detalhamento.
¶ - Realizando uma Devolução
Para realizar a devolução do veículo, o usuário deve navegar na aba de Reservas até a opção Devolver Veículo e preencher os dados abaixo:
- Hodômetro Retorno: Quilometragem marcada no painel do veículo.
- Nível de Combustível Retorno: Nível do combustível que o veículo retornou.
- Litros Abastecidos: Combustível abastecido durante o uso.
- Valor Total Abastecido: Valor dos abastecimentos realizados durante o uso.
- Observação de Retorno: Observações/Detalhes sobre o retorno do veículo.
- Anexos: Imagens referentes ao retorno do veículo.
Ao finalizar a devolução do veículo, o usuário conseguirá emitir o comprovante e acessar o detalhamento da devolução na listagem de reservas devolvidas.
¶ Abastecimentos
Essa etapa será disponibilizada na versão 1.120 do sistema.
Na aba de Abastecimentos, será permitido cadastrar os abastecimentos individualmente ou de forma massiva, além de visualizar todos os abastecimentos realizados.
¶ - Cadastrando um Abastecimento
Para cadastrar um abastecimento, vá até a aba de Abastecimentos, clique em Novo Abastecimento e preencha os dados abaixo:
- Veículo: Veículo que será abastecido.
- Litros: Quantidade de litros abastecidos.
- Valor Total: Valor pago.
- Local: Onde foi realizado o abastecimento.
- Usuário: Usuário responsável pelo abastecimento.
- Hodômetro (km): Quilometragem do veículo no momento do abastecimento.
- Data do Abastecimento: Data em que o veículo foi abastecido.
Em seguida, teremos o Contas a Pagar, para que a despesa do abastecimento do veículo seja cadastrada nas despesas da empresa. Alguns campos virão previamente preenchidos, mas poderão ser alterados.
Assim que finalizar o registro do abastecimento, o usuário poderá visualizá-lo na listagem de abastecimentos.
¶ - Importação Massiva de Abastecimentos
Para cadastrar os abastecimentos massivamente, vá até a aba Abastecimentos e clique em Importar em Massa. Será possível importar um arquivo CSV ou XLSX com os dados a serem cadastrados. Se necessário, também teremos um exemplo de planilha para que possa ser seguido como modelo.
Exemplo de planilha para importação:
Ao processar o arquivo, serão listados todos os registros que serão adicionados. Caso estejam corretos, basta clicar em Importar e eles serão adicionados.
¶ - Editando um Abastecimento
Para editar um abastecimento, vá em Ações, clique em Editar, altere os dados necessários e depois conclua as alterações clicando em Salvar.
¶ Manutenções
Essa etapa será disponibilizada na versão 1.120 do sistema.
Na aba de Manutenções, será permitido cadastrar as manutenções e visualizar todas as manutenções adicionadas.
¶ - Cadastrando os Tipos de Manutenção
Para cadastrar um novo tipo de manutenção, acesse a aba de Manutenções, clique em Configurações e adicione um Novo Tipo.
¶ - Cadastrando uma Manutenção
Para cadastrar uma manutenção, vá até a aba de Manutenções, clique em Nova Manutenção e preencha os dados abaixo:
- Veículo: Veículo que irá ou passou por manutenção.
- Manutenção: Tipo de Manutenção
- Data e Horário Início: Data e Horário que irá ou iniciou aquela manutenção.
- Data e Horário de Previsão de Conclusão: Data e Horário que aquela manutenção será ou foi finalizada.
- Observações: Informações adicionais que podem ser acrescentadas.
- Bloquear veículo durante a manutenção: Determina se o veículo ficará indisponível durante a manutenção.
Após cadastrar a manutenção, precisaremos concluí-la. Para isso, vá em Ações e clique em Concluir. Ao concluir, teremos a possibilidade de incluir os valores gastos na manutenção e também o Contas a Pagar, para que fique registrado nas despesas da empresa.
Após concluir a manutenção, conseguiremos visualizar a manutenção como concluída.
¶ - Editando uma Manutenção
Para editar uma manutenção, vá em Ações, clique em Editar, altere os dados necessários e depois conclua as alterações clicando em Salvar.
¶ Notificações
Junto ao módulo, também foram adicionados dois grupos de notificação para alertar os usuários sobre as manutenções e as reservas de veículos: