¶ Fluxo de Aprovação
O Fluxo de Aprovação foi desenvolvido com o objetivo de otimizar e simplificar o processo de auditoria dentro da empresa, permitindo o gerenciamento de aprovações de forma independente. Ele foi projetado para ser aplicável a diferentes domínios do sistema, atualmente estará disponível apenas para as Ordens de Serviço e Contas a Pagar.
¶ Cadastrando o Fluxo de Aprovação
Por meio do fluxo de aprovação, administradores e gerentes poderão auditar as ordens de serviço, definindo de forma clara os responsáveis pela auditoria e pela aprovação.
Para adicionar um Fluxo de Aprovação, vá em Configuração > Geral > Fluxo de Aprovação e clique em Adicionar.
Preencha o Nome, a Descrição e a Entidade (Tipo Ordem de Serviço ou Contas a Pagar).
Os campos podem variar de acordo com a Entidade selecionada, dessa forma serão listados abaixo os campos que devem ser preenchidos em cada entidade.
¶ - Entidade Ordem de Serviço
- Nome: Identificação do fluxo.
- Entidade: selecione enre «Tipo Ordem de Serviço»
- Tipos de Ordem de Serviço: Selecione os tipos de Ordem de Serviço que deverão seguir este fluxo de aprovação.
- Estratégia de Aprovação: Define o método de validação das Ordens de Serviço. Sendo eles:
- Sequencial: O fluxo seguirá a ordem previamente definida, sendo necessário que todos os aprovadores realizem a aprovação conforme essa sequência.
- Parcial: Independentemente da ordem definida, a aprovação deverá ser realizada por alguns aprovadores para que a O.S. seja aprovada. Nesse caso, é possível definir a quantidade de aprovações necessárias.
- Total: Independentemente da ordem definida, a aprovação deverá ser realizada por todos os aprovadores. - Aprovadores: Define os usuários responsáveis por aprovar ou rejeitar as Ordens de Serviço.
Após a configuração do fluxo, as ordens de serviço finalizadas permanecerão aguardando aprovação até que sejam aprovadas ou rejeitadas.
¶ - Entidade Contas a Pagar
- Nome: Identificação do fluxo.
- Entidade: selecione «Conta a Pagar»
- Empresas alvo: Selecione as empresas que deverão respeitar este fluxo de aprovação.
- Quando o fluxo será gerado: Selecione o momento em que o fluxo deverá ser validado, sendo:
Cadastro: o fluxo é acionado sempre que uma nova conta a pagar for cadastrada.
Pagamento: o fluxo é acionado sempre que houver a tentativa de pagamento de uma conta a pagar. - Permite contabilizar na dashboard de Contas a Pagar: Ao ativar esta chave, todas as cobranças com status Aguardando Aprovação (pendentes de aprovação ou recusada por um analista) serão contabilizadas nos gráficos totalizadores do painel de Contas a Pagar.
Com a chave desativada, essas cobranças são excluídas dos totalizadores de Total, Pago, Aguardando e Vencido, evitando que valores pendentes de validação sejam misturados com contas já autorizadas para pagamento. - Estratégia de Aprovação: Define o método de validação das Contas a Pagar. Sendo eles:
- Sequencial: O fluxo seguirá a ordem previamente definida, sendo necessário que todos os aprovadores realizem a aprovação conforme essa sequência.
- Parcial: Independentemente da ordem definida, a aprovação deverá ser realizada por alguns aprovadores para que a Conta a Pagar seja aprovada. Nesse caso, é possível definir a quantidade de aprovações necessárias.
- Total: Independentemente da ordem definida, a aprovação deverá ser realizada por todos os aprovadores. - Aprovadores: Define os usuários responsáveis por aprovar ou rejeitar as Ordens de Serviço.
Após a configuração do fluxo, as contas a pagar cadastradas ou pagas (de acordo com a configuração realizada) permanecerão aguardando aprovação até que sejam aprovadas ou rejeitadas.
¶ Aprovação de Ordens de Serviço
Após o técnico executar uma Ordem de Serviço, ela automaticamente mudará seu status para Aguardando Aprovação, iniciando o processo de auditoria.
Ao acessar o menu de ordens de serviço, o aprovador conseguirá visualizar todos os dados que foram preenchidos na ordem de serviço.
Serão exibidas todas as informações preenchidas, incluindo dados técnicos, fotos do serviço, checklists e APRs preenchidas.
Ao revisar cuidadosamente todos esses dados, o aprovador poderá aprovar ou rejeitar a ordem de serviço.
¶ Ordem de Serviço Aprovada
Ao aprovar, haverá um campo de observação que poderá ser preenchido ou não. Após a conclusão, a ordem de serviço será finalizada.
¶ Ordem de Serviço Rejeitada
Já quando é rejeitada, também haverá um campo de observação, ordem de serviço voltará a ficar como pendente.
¶ Observações:
Caso ocorram erros durante o processamento da fila do Fluxo de Aprovação, devido a dados incompletos, indisponibilidade de equipamentos etc., após três tentativas o fluxo será recusado e a ordem de serviço voltará para o técnico.
Para identificar o erro, basta consultar o histórico da Ordem de Serviço, onde estará registrado o ID do Fluxo de Aprovação. Em seguida, ao acessar o histórico desse fluxo, será possível verificar o motivo da falha, conforme ilustrado abaixo:
¶ Aprovação de Contas a Pagar
Com o Fluxo configurado, quando uma conta a pagar for cadastrada ou quitada, ela automaticamente mudará seu status para Aguardando Aprovação, iniciando o processo de auditoria.
Ao acessar o menu de Contas a Pagar, o aprovador conseguirá visualizar todos os dados que foram preenchidos na conta a pagar.
¶ Aprovação no Cadastro da Conta a Pagar
Ao adicionar uma conta a pagar que se enquadre nas condições do fluxo, ela será cadastrada com o status Aguardando Aprovação e permanecerá nesse estado até que os aprovadores realizem a aprovação. Somente após a aprovação, o cadastro da conta a pagar será efetivado.
¶ Aprovação no Pagamento da Conta a Pagar
Ao quitar uma conta a pagar que se enquadre nas condições do fluxo, ela terá seu status alterado para Aguardando Aprovação e permanecerá nesse estado até que os aprovadores realizem a aprovação. O pagamento só é efetivado após a aprovação pelos aprovadores definidos.
