¶ Como Criar Regras de Envio de E-Mail na Forma de Cobrança
No cenário de provedores de internet, automatizar o envio de faturas é extremamente importante para diminuir custo de impressão de boletos e também melhorar a inadimplência. Para configurar o envio de de faturas de forma automática apara os clientes é necessário criar as Regras de Envio e Habilitar a Rotina de Envio.
Para criar regras de envios de e-mails, você pode realizar o cadastro dentro da própria forma de cobrança:
Você irá em Configurações > Financeiro > Forma de Cobrança
Dentro das Formas de Cobrança, clique em Ações
Em seguida clique em Editar
Na aba de Email, clicando em Adicionar, é onde você poderá configurar as regras de envio de forma automática:
Clicando em Adicionar, irá aparecer as regras para cadastrar:
As regras de envio, são utilizadas para determinar quando se deve encaminhar ao cliente este comunicado, e assim com quando a Rotina de Envio de E-mails for executada e atingir exatamente a quantidade de Dias para Envio estabelecidos pelas regras, será disparado o comunicado ao seu cliente.
Quando clicamos para adicionar as Regras de envio, irá aparecer as seguintes:
- Envio após gerado: Utilizando essa regra, será contabilizado quantos dias após a geração da fatura de seu cliente o e-mail será enviado automaticamente.
- Envio após vencido: Utilizando essa regra, somente será enviado este e-mail quando completar a quantidade de dias que a fatura do seu cliente esteja vencida.
- Envio após quitado: Utilizando essa regra, somente será enviado este e-mail quando o seu cliente efetuar o pagamento de sua fatura, podendo ser considerada uma confirmação de pagamento.
- Envio antes do vencimento: Utilizando essa regra, somente será enviado este e-mail quando a sua fatura faltar exatamente essa quantidade dias para vencer.
- Permite envio manual: Utilizando essa regra, somente será enviado este e-mail quando for disparado manualmente a fatura manualmente através do financeiro do seu cliente.
Os Layouts são os formatos e conteúdos pré cadastrados, para envio de comunicados ao seus clientes, deixando sempre o e-mail com um design moderno e automatizado para notificar o seu cliente em cada regra configurada anteriormente.
Caso deseje visualizar o Layouts antes da configuração ou alterar algum texto, acesse:
Menu Configuração -> Selecione o Opção Geral -> Layout de E-mail
Estabelecer os Dias para Envio, irá definir qual a frequência e qual dia deve ser enviado ao comunicado ao seu cliente. Assim com quando a Rotina de Envio de E-mails for executada e atingir exatamente a quantidade de Dias para Envio estabelecidos pelas regras, será disparado o comunicado ao seu cliente.
¶ Segue o Exemplo abaixo:
Regra de Envio: Envio após Vencido
Layout de Envio de Email: Boleto Bancário – Após Vencimento
Dias para Envio: 13
Cliente possui um fatura com a Data de Vencimento 20/02/2021 caso a sua rotina seja executada no dia 05/03/2021 será disparado um e-mail com a fatura em anexo e o conteúdo de seu Layout de E-mail.
Você pode cadastrar quantas regras de envio quiser, vale lembrar que todas as regras cadastradas será enviado para os clientes da forma de cobrança de acordo com o vencimento da fatura.
Depois de criado as regras na forma de cobrança, é necessário cadastrar a rotina de envio de e-mails:
Você pode configurar em: Configuração > Geral > Rotinas
Clique em Adicionar para criar a rotina
Antes de criar a rotina, é importante verificar como deverá ser enviado para os clientes, se será todos os dias, o horário e se a rotina irá executar em feriados.
Adicione a Tarefa: Enviar Email e preenche os campos obrigatórios:
No exemplo acima, a rotina criada irá ser executada todos os dias, inclusive em feriados às 08:10:00.
¶ Perguntas/Problemas Frequentes
Abaixo serão listadas algumas perguntas/problemas frequentes relacionados ao Envio de Email de Cobrança. Caso alguma dessas situações aconteça e você tenha dificuldades para resolver, não hesite em chamar nosso suporte, pois estamos aqui para lhe ajudar.
¶ Posso cadastrar a mesma regra mais de uma vez?
Sim, é possível cadastrar a mesma regra mais de uma vez, desde que haja uma diferença na configuração dos dias para envio em relação às regras já cadastradas.
Por exemplo:
- Regra de Envio 1: Envio após gerado, Layout: Padrão, Dias para envio: 1
Caso queira cadastrar outra regra semelhante, para que funcione corretamente, é necessário alterar o número de dias para envio:
- Regra de Envio 2: Envio após gerado, Layout: Padrão, Dias para envio: 2
Dessa forma,mesmo utilizando a mesma regra, as configurações coexistirão sem conflitos, respeitando os dias definidos para cada envio.