¶ Como Criar Regras de Envio de E-Mail na Forma de Cobrança
No cenário de provedores de internet, automatizar o envio de faturas é extremamente importante para diminuir custo de impressão de boletos e também melhorar a inadimplência. Para configurar o envio de de faturas de forma automática apara os clientes é necessário criar as Regras de Envio e Habilitar a Rotina de Envio.
Para criar regras de envios de e-mails, você pode realizar o cadastro dentro da própria forma de cobrança:
Você irá em Configurações > Financeiro > Forma de Cobrança
Dentro das Formas de Cobrança, clique em Ações
Em seguida clique em Editar
Na aba de Email, clicando em Adicionar, é onde você poderá configurar as regras de envio de forma automática:
Clicando em Adicionar, irá aparecer as regras para cadastrar:
As regras de envio, são utilizadas para determinar quando se deve encaminhar ao cliente este comunicado, e assim com quando a Rotina de Envio de E-mails for executada e atingir exatamente a quantidade de Dias para Envio estabelecidos pelas regras, será disparado o comunicado ao seu cliente.
Quando clicamos para adicionar as Regras de envio, irá aparecer as seguintes:
- Envio após gerado: Utilizando essa regra, será contabilizado quantos dias após a geração da fatura de seu cliente o e-mail será enviado automaticamente.
- Envio após vencido: Utilizando essa regra, somente será enviado este e-mail quando completar a quantidade de dias que a fatura do seu cliente esteja vencida.
- Envio após quitado: Utilizando essa regra, somente será enviado este e-mail quando o seu cliente efetuar o pagamento de sua fatura, podendo ser considerada uma confirmação de pagamento.
- Envio antes do vencimento: Utilizando essa regra, somente será enviado este e-mail quando a sua fatura faltar exatamente essa quantidade dias para vencer.
- Permite envio manual: Utilizando essa regra, somente será enviado este e-mail quando for disparado manualmente a fatura manualmente através do financeiro do seu cliente.
Os Layouts são os formatos e conteúdos pré cadastrados, para envio de comunicados ao seus clientes, deixando sempre o e-mail com um design moderno e automatizado para notificar o seu cliente em cada regra configurada anteriormente.
Caso deseje visualizar o Layouts antes da configuração ou alterar algum texto, acesse:
Menu Configuração -> Selecione o Opção Geral -> Layout de E-mail
Estabelecer os Dias para Envio, irá definir qual a frequência e qual dia deve ser enviado ao comunicado ao seu cliente. Assim com quando a Rotina de Envio de E-mails for executada e atingir exatamente a quantidade de Dias para Envio estabelecidos pelas regras, será disparado o comunicado ao seu cliente.
¶ Segue o Exemplo abaixo:
Regra de Envio: Envio após Vencido
Layout de Envio de Email: Boleto Bancário – Após Vencimento
Dias para Envio: 13
Cliente possui um fatura com a Data de Vencimento 20/02/2021 caso a sua rotina seja executada no dia 05/03/2021 será disparado um e-mail com a fatura em anexo e o conteúdo de seu Layout de E-mail.
Você pode cadastrar quantas regras de envio quiser, vale lembrar que todas as regras cadastradas será enviado para os clientes da forma de cobrança de acordo com o vencimento da fatura.
Depois de criado as regras na forma de cobrança, é necessário cadastrar a rotina de envio de e-mails:
Você pode configurar em: Configuração > Geral > Rotinas
Clique em Adicionar para criar a rotina
Antes de criar a rotina, é importante verificar como deverá ser enviado para os clientes, se será todos os dias, o horário e se a rotina irá executar em feriados.
Adicione a Tarefa: Enviar Email e preenche os campos obrigatórios:
No exemplo acima, a rotina criada irá ser executada todos os dias, inclusive em feriados às 08:10:00.
OBS.: Ao cadastrar a rotina com tipo Enviar Email são enviados os demais tipos de emails, como por exemplo, de notas fiscais caso tenham os Layouts de Email de Tipo de Nota Fiscal cadastrados no sistema.
Essa rotina não envia somente os emails de cobrança. Dessa forma, o ideal é analisar internamente se poderá ser ativa. Qualquer dúvida, entre em contato conosco!
¶ Perguntas/Problemas Frequentes
Abaixo serão listadas algumas perguntas/problemas frequentes relacionados ao Envio de Email de Cobrança. Caso alguma dessas situações aconteça e você tenha dificuldades para resolver, não hesite em chamar nosso suporte, pois estamos aqui para lhe ajudar.
¶ Posso cadastrar a mesma regra mais de uma vez?
Sim, é possível cadastrar a mesma regra mais de uma vez, desde que haja uma diferença na configuração dos dias para envio em relação às regras já cadastradas.
Por exemplo:
- Regra de Envio 1: Envio após gerado, Layout: Padrão, Dias para envio: 1
Caso queira cadastrar outra regra semelhante, para que funcione corretamente, é necessário alterar o número de dias para envio:
- Regra de Envio 2: Envio após gerado, Layout: Padrão, Dias para envio: 2
Dessa forma,mesmo utilizando a mesma regra, as configurações coexistirão sem conflitos, respeitando os dias definidos para cada envio.