Para começar a utilizar o estoque é necessário configurar o mesmo  de acordo com  as características do seu provedor, nesse treinamento será detalhado como criar e configurar seu(s) estoque(s) e também como utilizar e movimentar os produtos entre Locais de Estoque, Clientes e Usuários. Durante o treinamento serão abortados os tópicos abaixo:

 

  1. Configurações Estoque
  2.  Local de Estoque
  3. Produtos
  4. Fornecedores/Transportadoras
  5. Compras
  6. Notas de Entrada
  7. XML
  8. Itens de Produto / Consulta itens de produto
  9. Itens de Produto com Usuário
  10. Movimento de Produtos
  11. Equipamento do Cliente

 

1. Configurações

Para começar a utilizar a ferramenta de controle de Estoque: 

Será necessário configurar seu estoque, cadastrando adicionando as categorias e marcas de produtos que serão usada no seu estoque:

1.1 Cadastrar as Categorias:

Nessa função você irá indicar uma classificação ou uma forma de organização dos seus produtos, tópico te ajuda a construir uma melhor organização para saber em quais Categorias e Subcategorias esse produto se encaixa.

Para criar essas categorias bastar ir até Configurações > Estoque > Categorias

Nessa tela, você vai conseguir visualizar a relação de categorias já cadastradas e adicionar novas categorias, conforme a demanda. Para adicionar uma nova Categoria, clique em “Adicionar” (canto direito superior)

Nesse exemplo fizemos por Categorias de Tecnologia de Serviços e as Subcategorias  com os modelos de equipamentos usados em cada uma delas.

Lembrando que esses são exemplos e fica a critério do provedor cadastra-las, caso não queria usar essa função, adicione apenas uma categoria, por exemplo, uma categoria com a descrição “Estoque”, “Padrão”, etc.

1.2 Cadastrar as Marcas de Produtos

Nessa função você poerá indicar as marcas dos produtos para o cadastro correto dos mesmos, para cadastrar essa função vá até Configurações > Estoque > “Marca de Produto”

Nesse exemplo fizemos o cadastros de algumas marcas mais utilizadas

Lembrando que esses são exemplos e fica a critério do provedor cadastrar, caso não queria usar essa função, adicione a marca (PADRÃO).

 

2. Locais de Estoque

É necessário criar os locais onde seus equipamentos ficam hospedados/armazenados e nomear o mesmo. Por exemplo, imagine que seu provedor atenda duas cidades, a cidade XPTO e a cidade OTPX. Se você quiser fazer a separação dos locais de estoque por cidade, basta criar um local de estoque para cada cidade. Dessa forma, será possível controlar separadamente cada um desses estoques. Será possível ainda definir permissões de qual usuário poderá visualizar cada um dos estoque. Para adicionar o local de estoque  vá até Estoque  > Locais de Estoque

Para adicionar um novo local de estoque, clique no botão de adicionar, que está no canto superior direito da tela, conforme na imagem abaixo:

Preencha a Descrição, esse será o nome do seu estoque, por exemplo “Estoque Cidade XPTO”. Em seguida, preencha todos os campos do formulário, conforme a obrigatoriedade.

Após preencher, todos os dados, clique em “Salvar”. Abaixo está um exemplo de um local de estoque com todas as informações necessárias preenchidas.

Confira se o local de estoque cadastrado já está na sua lista de Locais de Estoque:

Obs. Caso não encontre o estoque na sua lista é importante verificar sobre as permissões para entender melhor :

Clique aqui (para entender sobre permissões do local de estoque)

Na tela abaixo, está um exemplo de visualização dos locais de estoque disponíveis para o seu usuário.

 

3. Produtos

Para adicionar/editar novos produtos no seu estoque é necessário cadastrar os mesmos, vá até Estoque > Produto (Conforme imagem abaixo)

3.1 Adicionar Produto

No exemplo abaixo, veja que não existe até o momento nenhum produto cadastrado. Para adicionar novos produtos clique em adicionar (No canto superior direito), conforme imagem abaixo:

Abaixo, encontra-se um exemplo de formulário preenchido. Veja que o cadastro é feito em etapas (Informaçõe, Medidas e Fiscal). Após preencher uma etapa, clique em “Próximo” e preencha os outros campos  que você necessitar que o produto possua e na ultima aba clique em “Salvar. É importante lembrar que se for utilizar o sistema para emissão de notas fiscais modelo 55 (NFe), é importante possuir os dados fiscais cadastrados, pois irá facilitar / automatizar o processo de emissão para o setor fiscal.

3.2 Editar produto

Escolha o produto que deseja editar, clique no ‘três pontinhos’:

Clique em Editar:

Para editar alguma informação, edite o campo e clique em Salvar:

Para adicionar imagem a um produto, vá na aba Imagens e clique em Adicionar Imagens 

Escolha a imagem e clique em Salvar:

Basta clicar em Atualizar:

 

4. Fornecedores/ Transportadoras

Para dar entrada em seus produtos é necessário adicionar os fornecedores responsáveis pela venda do produto.

Vá até Estoque -> Fornecedor/Transportadores

Nessa aba, você vai conseguir ter acesso a todas os seus fornecedores cadastrados pelo seu sistema.  (Visualizar, Editar) Clique em adicionar:

Preencha todos os filtros e assim que preencher todos os filtros obrigatórios e clique em “Salvar”:

 

5. Compras

As compras são utilizadas para documentar as compras da sua empresa e para dar entrada nos produtos, ao adicionar uma nova compra você faz o cadastro de todos os produtos listados no Carrinho e logo após são gerados Código de Itens de Produtos onde cada produto é tratado com único dentro do seu sistema.

  1. Visualizar compra
  2. Editar compra
  3. Imprimir etiquetas
  4. Adicionar nova compra

Nessa aba, você vai conseguir ter acesso a todas as suas compras realizadas pelo seu sistema. Vai conseguir (Visualizar, Editar, Etiqueta “Imprimir/Visualizar”)

5.1 Visualizar compra

5.2 Editar compra

5.3 Etiquetas

5.4 Adicionar Compra

Para lançar entrada de novos produtos no seu Estoque, basta adicionar um nova Compra, como na imagem abaixo:

Ao clicar em “Adicionar”, vai abrir a aba de “Nova Compra”, preencha os filtros de informações dessa compra.  Quando terminar os preenchimentos dos filtros de Informações clique em “Carrinho”:

“Carrinho”, essa função você vai adicionar os produtos que você deseja adicionar ao seu estoque. Preencha os filtros;

Importante: para realizar esse passo é necessário já ter realizado o processos anteriores desse treinamento.

 

6. Notas de Entrada

Essa etapa será apenas utilizada quando a compra que você acabou de adicionar no sistema, possuir uma Nota Fiscal, nesse caso é preciso dar entrada das informações da mesma.

Nessa aba, você vai conseguir ter acesso a todas as suas Notas de Entrada realizadas pelo seu sistema. Vai conseguir (Adicionar, Visualizar, Editar, Apagar)

Para lançar uma nova Nota de Entrada, selecione a função adicionar:

Preencher todas informações solicitadas, veja o exemplo abaixo:

    Logo depois clique em “Itens da Nota Fiscal”

Caso tenha mais de um Item basta clicar no + e refazer o procedimento, logo após só clicar em salvar: Caso a nota tenha boletos vinculados a ela basta fazer o lançamento manual em Contas a Pagar:

 

7. XML

Caso seja um produto com nota fiscal e deseja realizar todo o processo de forma automática pelo XML, realize o seguinte procedimento.

Selecione Estoque – XML Importados

Na tela você consegue visualizar todos os XML já importados para o seu sistema e consegue filtrar e consultar por datas.  Você pode então(Visualizar, Ver Comprar, Histórico, Apagar). Para importar um XML, clique em “Adicionar”

1.Selecione o Local de Estoque

2.Caso você selecione para cadastrar automaticamente o sistema vai cadastrar as cobranças relacionadas no “Conta a Pagar”.

3.Selecione o Plano de Contas

4.Selecione o Arquivo

Clique em carregar:

Após carregar a XML, irá te mostrar os Dados da NFe, Emitente, Destinatário, Produtos e Cobranças.

Em Produtos, você poderá escolher em que produto você quer cadastrar, ou escolhendo “Nenhum(Novo)” que assim ira cadastrar um novo produto.

Após conferir clique em “Salvar”

 

8. Itens de Produtos/ Consulta de itens de produtos

Quando é cadastrado uma nova compra com algum produto no sistema, é gerado Itens de produtos com códigos de gerenciamento.

No sistema existem duas funções que podem te ajudar nesse processo:

  1. Itens do Produtos
  2. Consultar Itens de Produtos

8.1 Itens de Produto

Para visualizar os seus itens de produto.  Vá até Estoque – Itens de Produto -> Pesquise um Produto

Você consegue visualizar por Status (Estoque/Vendido/Comodato/Perdido/Manutenção/Teste/Descartado/Defeito/OrdemdeServiço/Usuários) , onde estão separado por cores diferentes.

Para movimentarmos esses itens de produtos ou modificar seu status, selecione os produtos e clique no “Lápis”:

1.Selecione o “Local de Estoque”, caso deseja mudar o mesmo de estoque

2.Selecione o novo “Status” desse produto

3.Clique em “Salvar”

Ao clicar no status como por exemplo  “Manutenção” , ele vai mostrar todos os itens que estão relacionados a eles.

Clicando em ações (Informações/Editar/Anexos/Históricos/Apagar)

8.2 Consultar Itens de Produtos

Para consultar os Itens de Produto, você precisa ir até Estoque -> Consultar Itens de Produtos,  digite o nome do produto/código do produto e clique em pesquisar:

Após consultar por nome do produto e código você poderá através do “Ações” (Informações/Editar/Movimentar/Históricos/Abrir Cliente/Apagar)

 

9. Itens de Produto com Usuários

Gerencie o estoque dos seus Usuários, nessa função você consegue dar saído em seu estoque amarando os produtos com os seus colaboradores.

Estoque > Itens de Produtos com Usuários

Nesse pagina o usuário vai conseguir visualizar todos os usuários e se ele possui produtos vinculados a eles, onde ele também vai conseguir Filtrar pelo nome do Técnico.

9.1 Adicionar Produto (Com Usuários)

Para adicionar um produto ao um Usuário(Ex:Tecnico), basta você clicar nos 3 pontinho e clicar em “Adicionar Produto”:

 Caso precise de mais informações sobre os produtos, clique em Ações:

Veja clicando em Ações, você consegue (Visualizar Informações, Editar, Movimentar, Históricos, Apagar)

Consulte por nome do produto ou pelo Código dos Itens de Produtos: No exemplo abaixo serão adicionado dois roteadores para o Usuário, para adicionar basta selecionar os produtos através do “+”:

Após selecionar os produtos, clique “Salvar”:

9.2 Lista de Produtos com o Usuários

Para visualizar a lista com a relação de todos os produtos que estão vinculados com um determinado Técnico, clique em “Lista”

Nesse lista você vai conseguir ver o (Produto/ Número de Série/ MAC Address / Estoque de Origem)

9.3 Imprimir Comprovante

Após a impressão desse comprovante, você pode pedir o Usuário o Comprovante de produto e um termo de responsabilidade dos equipamentos que estão em sua posse.

Clique em “Imprimir Comprovante”:

Após a geração do PDF, basta clicar em “Imprimir”:

9.4 Retornar ao Estoque

Ao devolver os equipamentos para o Responsável pelo estoque é preciso devolver os produtos para o Estoque, selecione os produtos que serão retornados:

Clique nos ícones destacados com mostra no exemplo abaixo:

Após selecionado, clique em “Retornar ao Estoque”:

Selecione o estoque e clique em Salvar:

9.5 Movimentação para Clientes

Selecione o item que deseja vincular com o seu cliente:

Clique em Movimentar para um cliente:

Consulte o cliente:

Marque a chave para selecionar:

Clique em Carregar Serviços do Cliente:

Escolha se deseja que o equipamento fique em ‘Comodato’ ou ‘Venda’:

-> Caso escolha Comodato:

Escolha qual Serviço/Plano este equipamento ficará vinculado, o Usuário Responsável e a Data do Movimento:

Verifique se o produto esta correto e clique em Salvar:

-> Caso escolha Venda:

Escolha o Serviço/Plano que o equipamento ficará vinculado, o Usuário Responsável e a Data de Movimentação:

Escolha se deseja gerar uma Cobrança ou um Evento de Faturamento:

-> Caso escolha Cobrança

Preencha os dados obrigatórios:

Apos preencher da maneira correta, clique em Salvar:

-> Caso escolha Evento de Faturamento

Preencha os dados obrigatórios e escolha se deseja que o Evento seja Parcelado ou não:

Escolha se deseja que o Evento seja efetuado no próximo faturamento ou não:

Clique em Salvar:

9.6 Visualização do produto

Clique no ‘olho’ para poder visualizar o produto:

Você também pode utilizar essa maneira para ‘Movimentar para um cliente’ e para ‘Retornar para um estoque’:

9.7 Histórico do item

O item possui um histórico de movimento, para visualizar clique no ícone destacado abaixo:

 

10. Movimento de Produtos

Para visualizar os movimentos de produtos, clique em Estoque > Movimento de Produtos:

  1. Emitir NF-e
  2. Visualizar
  3. Ver itens

Nesta página você consegue visualizar todos os movimentos de produtos, sendo Devolução, Comodato ou Venda, para Emitir NF-e, Visualizar ou Ver Itens, clique em Ações:

10.1 Para Emitir NF-e

Clique no item destacado:

Edite os dados da NFe e clique em Salvar:

10.2 Para visualizar o movimento

Clique no item destacado:

10.3 Para ver itens do movimento

Clique no item destacado:

Ver Itens:

 

11. Equipamentos do Cliente:

  1. Adicionar Equipamentos
  2. Visualizar Equipamentos
  3. Retornar ao Estoque

11.1 Para Adicionar Equipamento

Para amarrar os equipamentos com os clientes:

Clique aqui 

11.2 Para Visualizar Equipamento

Para visualizar os equipamentos amarrados com os clientes, consulte o cliente e clique no “Menu Equipamento” :

No menu Equipamentos do Cliente, os equipamentos ficaram agrupados por serviços:

Clique no serviço que deseja ter informações: Nesse campo você vai poder realizar as seguintes “AÇÕES” (EDITAR/RETORNAR AO ESTOQUE)

11.3 Para Retornar ao Estoque

Essa função é usada quando o cliente devolve o equipamento para a empresa e é necessário voltar com o mesmo para o estoque:

Clique em Ações: (RETORNAR AO ESTOQUE)

Escolha o estoque que deseja da entrada no equipamento recolhido: