Hoje além  ter acesso as informações do seu provedor de qualquer lugar através do seu aplicativo, é possível também ter um maior acesso das rotas por onde seus técnicos passaram e também facilitar todo o processo de execução de O.s.

Nesse manual você terá um treinamento de configuração do Aplicativo e com  utiliza-lo.

Onde eu posso encontrar o Aplicativo para Download?

O aplicativo “HubSoft”, ainda esta disponível somente para Android. Basta ir no “Play Store”, instalar e abrir.

 

1. Configurações Sistema Web

Para parametrizar melhor as funções do seu aplicativo de acordo com as necessidades do seu provedor, siga os passos a baixo para Configura-lo.

1.Vá até o Menu Configurações – Geral

2.Escolha o Painel “Execução de OS(Aplicativo)

Primeira Etapa para utilizar o aplicativo em seu provedor é Configura-lo.

  1. Vá até o Menu Configurações – Geral, após abrir a aba clique em “Execução de O.S”
  2. Escolha qual o tipo de Reserva ( Automática/Manual).
  3. Escolha algumas permissões para o seu técnico habilitando as chaves. (Estoque Técnico e Incluir O.S Futuras)
  4. Caso habilite a chave de Incluir O.S Futuras, preencha quantidade máxima de dias.
  5. Escolha a quantidade máxima que o técnico pode desreservar uma O.S pelo aplicativo
  6. Para que o aplicativo execute uma ação após o técnico atingir a quantidade máxima de desreservas habilite a chave e escolha qual ação a executar (Aguardar Agendamento/Finalizar)
  7. Caso deseja notificar algum usuário, habilite a chave e selecione o Usuário.

Obs. Link Vídeo Explicativo dessa função:

https://drive.google.com/file/d/1cRh_k53Pa1N-01h7y9p2Iy30oDq0XFFC/view?usp=sharing

Ao clicar no (?), você terá mais informações e ajuda de como escolher um melhor parâmetro para sua empresa.

2. Configurar Tipos de Os 

Para parametrizar as prioridades das Ordens de Serviços siga os passos abaixo:

1.Vá até o Menu Configurações -> Geral

2.Escolha o Painel  “Tipo de Os”

Segunda Etapa para utilizar o aplicativo em seu provedor é Configurar o Tipo de Os.

 Em Configurações -> Geral -> Tipo de Os

1.Nesse campo pode-se editar os Tipos Padrões e Adicionar Novos

2.Veja as Prioridades que já estão em suas configurações  gerar da Os, caso durante a abertura de uma nova Os, seja necessário mudar a prioridade basta ter a permissão para editar.

3.Caso queria que todas as Os, venha com a prioridade maior basta mudar nesse Painel.

3. Versão Android

Lembrando que todo que você visualizar nesse treinamento vai está com os parâmetros da imagem anterior.

 -> Ao abrir o aplicativo a primeira tela digite o nome do seu provedor e clicar em “Verificar”;

  ->  Em seguida você deve entrar com seu e-mail e senha do HUBSOFT e clicar em “Entrar”;

  ->  Em seguida basta clicar em “Vamos lá”;

  ->  Assim que clicar, irá te mostrar o Menu do aplicativo, contendo Dashboard, Consultar Cliente, Ordens de Serviço, Sair.

*Estas funções somente aparecerão caso a pessoa tenha permissão Clique em “Dashboard para visualiza

  ->  Para visualizar a Dashboard do sistema é necessário ter permissão.

1.Clique em Dashboard

2.Escolhe o menu que precisa ver, sendo eles “Geral”, “Financeiro”, “Atendimento”, “Ordem de Serviço” e “Rede”;

->  Para realizar busca de cliente em sua base;

  1. Clique em “Consultar Cliente”

Ao realizar a busca o filtro padrão que o sistema vai utilizar para fazer a busca será o Nome do cliente, mais pode ser trocado pelos filtros abaixo; (Nome / Código / Login / CPF / Endereço / Telefone / IPv4 / MAC / NúmeroBoleto)

      

1.Digite o nome do cliente como no exemplo abaixo

2.Selecione o Cliente

   

1.Ao selecionar o cliente o sistema vai abrir um Menu do Cliente, onde será possível visualizar todos os menus disponíveis na versão Web.

2.Hoje a única alteração disponível pelo aplicativo é a Autenticação do Cliente. Menu Serviços

   

->  Para alterar a Autenticação 

  1. Ao entrar no serviço do cliente, você pode alterar então a Autenticação do Cliente:
  2. Clique em “Autenticação”

       

  1. Habilite a chave “Alterar” para que consiga alterar os  POPS, Equipamentos e Interfaces disponíveis.

OBS: Lembrando para alterar os equipamentos o usuário precisa ter permissão

Adicione o seu Pop de Conexão como no exemplo abaixo:

  1. Clique em “POP”
  2. Selecione o POP de Conexão e clique em “Ok”

    

Adicione o seu Equipamento de Conexão como no exemplo abaixo:

  1. Clique em “Equipamento”
  2. Selecione o “Equipamento” e clique em “Ok”

          

Adicione a sua  Interface de Conexão como no exemplo abaixo:

  1. Clique em “Interface”
  2. Selecione a “Interface” e clique em “Ok”

      

Preencha o Login do Cliente, senha, Mac (Autenticações), Mac (Serial), caso necessitem das outra informações preencha e clique em “Salvar”

Após todas a configurações salvas ela vai aparecer para que você consiga alterar ou visualizar a sua conexão.

->  Para executar e visualizar Ordem de Serviço

1.Clique em Execução de Os

-> Para visualizar as Ordens de Serviço

Obs: Nessa aba, o Usuário deve estar marcado como Técnico e as ordens de serviço devem estar como “Pendentes” no nome do mesmo.

1.Visualização  em formato de Lista.

  1. Visualização em formato de Mapa.

Obs.. Essa aba está configurada para reservas Manuais, caso deseje que o aplicativo selecione automaticamente qual ordem de serviço ele vai realizar bastar mudar no Painel (Execução de Os)

     

-> Para realizar uma Reserva Manual de uma O.S:

1.Selecionar a O.S que deseja Reservar

2.Clicar em Reservar Os no seu canto inferior destacado

Ao clicar em reservar, você poderá verificar todos os detalhes da reserva, ou seja a Ordem de Serviço que for aberta e agendada pela versão Web

Ao sair para realizar a Ordem de Serviço:

1.Clique em 3 Pontinhos

2.Clique em Iniciar Rota

      

1.Após clicar em iniciar a rota, o aplicativo vai calcular a rota e mostrar aproximadamente a distancia até a casa do cliente.

2.Assim que o técnico começar a execução da ordem clique em Iniciar Execução

3.Se caso o técnico após calcular a rota, precise sair do aplicativo a ordem vai continuar reservada e basta o técnico clicar em “Ir para O.S”

Obs.: Lembrando que o Aplicativo vai gravar toda movimentação do GPS do Técnico, não sendo permitido usar o aplicativo sem a localização ativada

     

  1. Para visualizar a Ordem de Serviço, clique em “Ver Ordem de Serviço como mostrado na imagem abaixo:

Para finalizar a Ordem de Serviço lembre-se das Informações Obrigatórias: Descrição/Foto do Serviço/Assinatura do Cliente

As demais informações só serão preenchidas caso o  técnico achar necessário

Para Iniciar o processo de Finalização da O.s;

  1. Clique em Descrição.
  2. Preencha a Descrição do serviço executado pelo técnico.

    

Caso o técnico tenha utilizado algum equipamento, e deseja realizar a baixa do estoque realize o procedimento a baixo, caso não tenha utilizado equipamento ou não tenha controle de estoque avance essa etapa. (Item não obrigatório

1.Clique em “Equipamento”

2.Pesquise o item pelo(Código/Mac) e clique em “V”

    

  1. Confira se realmente é esse item e clique em “Sim”
  2. Após o item ser selecionado, clique em “Voltar”

     

O técnico poderá adicionar até 15 fotos,  mas apenas uma será obrigatória para fechar a mesma.

1.Clique em “Fotos do Serviço”

2.Clique em “Tirar Foto”

   

1.Selecione se deseja tirar ou buscar na sua Galeria

  1. Caso seja necessário o técnico pode cortar e editar a sua foto antes de publicar na Ordem de Serviço, clique em “V” para salvar.
  2. Clique em “Voltar”
  3. Para adicionar mais fotos realize o procedimento novamente.

Assinatura do Cliente também é um item obrigatório para realizar o a finalização da mesma.

1.Clique em Assinatura do Cliente;

2.Peça ao cliente passa assinar na tela do seu aparelho, caso ele deseja assinar novamente clique em apagar, caso está córrego clique em “Ok”.

3.Confira se assinatura ficou correta e clique em “Voltar”.

       

As Ordens de Serviços podem ser cobrados ou não vai depender do serviço executado pelo técnico, para cobrar o serviço do cliente siga os passos abaixo;

1.Habilite a chave “Serviço Cobrado”

2.Preencha os campos de valor e descrição e clique em “Finalizar”.

OBSERVAÇÃO: O custo da ordem de serviço será lançado na próxima fatura

    

Já se o serviço de manutenção do técnico não for ser cobrado na próxima fatura ou realmente não tiver custo para o cliente deixe a chave desativada e clique em “Finalizar”

Após finalizar todas as suas Os, que estão pendentes para você e quiser visualizar todas as Os finalizadas

1. Clique em “V”

2. O técnico vai então visualizar o Nome/Datas/Assinatura

     

-> Como Desreservar um Ordem de Serviço 

Como utilizar esse procedimento e quando usa-lo?

Esse procedimento é usado quando o técnico reservar uma ordem errada, ou até mesmo quando chega até a casa do cliente e por algum motivo não vai conseguir realizar o serviço solicitado então o mesmo pode Desreservar usando os seguintes passos

1.Podemos usar o  atalho “X” ou ir até a O.S e clicar em 3 pontos para realizar a desreserva.

2.Preencha o motivo(Obrigatório)

3.Clique em “Desreservar”

      

 

-> Como um Solicitar Reagendamento

Como utilizar esse procedimento e quando usa-lo?                                                                                                                                                              Esse procedimento é usado por exemplo quando o técnico reservar uma ordem de serviço mais precisa voltar novamente no cliente outro dia.

Siga os passos abaixo para realizar esse procedimento

       

Quando um técnico solicitar um Reagendamento de uma O.S, o responsável citado no Painel de Configuração – Execução de Os vai receber um e-mail

Caso já tenha sido realizado alguma ordem de serviço para esse cliente você consegui verificar quem foi o técnico e o que foi realizado.

1.Após reservar a Os, ao visualizar a mesma clique em 3 pontinhos, e clicar em “Ver Última O.S Finalizada”

2.Visualização, ao rolar para baixo caso a ordem de serviço possuir alguma imagem vinculada a O.s você poderá verifica-la

        

Caso não possua nenhuma ordem de serviço reagendada no nome do seu técnico ou o mesmo tenha realizado todas as ordens reservadas a ele.

A visualização do mesmo será a seguinte: